SharePoint'te İş Akışı Nasıl Oluşturulur

SharePoint İş Akışına Genel Bakış

SharePoint iş akışı, otomasyonla iş süreçlerini basitleştirebilir. Prosedürlerin izlenmesine, kaynakların yönetilmesine ve bilginin aktarılmasına yardımcı olur. Onay süreçleri ve talep yönetimi gibi önceden oluşturulmuş iş akışları mevcuttur. Ancak iş akışlarını Power Automate ile özelleştirmek kuruluşların bundan daha da fazlasını elde etmesine yardımcı olabilir.

SharePoint'te iş akışı oluşturmak için:

1. İş akışını eklemek istediğiniz siteye gidin.
2. Site ayarları sayfasına gidin.
3. 'Site eylemleri' menüsünden 'site özellikleri'ni seçin.
4. 'SharePoint tasarımcısında İş Akışı Oluştur'u tıklayın.

SharePoint Tasarımcısı bir iş akışının çeşitli yönlerini görsel olarak özelleştirmenizi sağlar. İş akışını başlatan koşulları takip edin ve görevleri sorumlu kişilere atayın. Otomasyondan en iyi şekilde yararlanmak için süreçleri basitleştirmek amacıyla Power Automate şablonlarını kullanın.

Bu SharePoint kurulum ipuçlarıyla iş akışını kolaylaştırın!

SharePoint'te İş Akışı Ayarlama

SharePoint'te tanımlı hedefler, tanımlanmış süreç ve katılımcılarla bir iş akışı oluşturmak için doğru adımları izlemeniz gerekir. Bu bölümde iş akışına yönelik hedeflerin tanımlanması, süreç ve katılımcıların belirlenmesi, iş akışı adımlarının ve eylemlerinin tasarlanması, iş akışı şablonlarının oluşturulması alt bölümlerini kısaca ele alacağız. Bu adımlar, SharePoint'te iş akışı oluşturmaya yönelik kapsamlı bir çözüm sağlayacaktır.

İş Akışına İlişkin Hedeflerin Tanımlanması

Başarıyı sağlamak için Paylaşım Noktası Hedefler açıkça tanımlanmalıdır. Hedefler gerçekçi olmalı ve kuruluşun ihtiyaçlarına odaklanmalıdır. KPI'ların veya diğer başarı ölçümlerinin tanımlanmasına son kullanıcıları erkenden dahil edin. Bunlara ek olarak, Emniyet ve güvenlik dikkate alınması gerekir.

Profesyonel İpucu: Herkesin katılımını sağlamak ve herkesin yolunda gitmesini sağlamak için hedeflerin belirlenmesi sürecine tüm paydaşların dahil olmasını sağlayın. İş akışı dedektiflik çalışmalarına renk katın Paylaşım Noktası !

Sürecin ve Katılımcıların Belirlenmesi

İş akışınızın SharePoint'te sorunsuz çalışmasını sağlamak için süreci ve katılımcıları tanımlayın. Gerekli adımları ve her aşamanın parçası olacak kişileri belirleyin. İlgili herkesle iyi iletişim, süreci daha iyi hale getirecek, hataları azaltacak ve hesap verebilirlik yaratacaktır.

Bunu başarmak için temel adımlar:

1. Rolleri ve sorumlulukları atayın.
2. Herkesin görevini bilmesi ve katkıda bulunabilmesi için paydaşları dahil edin.
3. Kilometre taşlarını takip etmek ve ilerlemeyi ölçmek için bir çerçeve oluşturun.

İş akışını düzenli olarak gözden geçirin. Süreci doğrulayın ve iyileştirme fırsatlarını arayın. Yönetici incelemeleri çalışanlar arasındaki şeffaflığı gösterir.

İçin başarı:

• Tanımlamak süreç ve katılımcılar
• Rolleri atayın ve sorumluluklar
• Kilometre taşlarını takip edin Paydaşları süreçlerin oluşturulmasına ve gözden geçirilmesine dahil edin

Adım adım kılavuzla mükemmel eylem dizisini elde edin.

İş Akışı Adımlarını ve Eylemlerini Tasarlama

Bir iş akışı tasarlarken, Hedefi tanımlayın ve istenen sonucu belirleyin . Daha sonra bireysel görevleri ve bunlardan kimin sorumlu olacağını belirleyin. Her adımda onayları, incelemeleri ve bildirimleri ana hatlarıyla belirtin. İş akışını oluşturun ve test edin .

Bunu aklınızda bulundurun kaynaklar, zaman çizelgeleri ve riskler hepsi tasarımı etkiler. Muhasebe departmanında manuel süreçlerin verimsiz olduğu bir müşteriye, ihtiyaçlarına göre uyarlanmış iş akışları oluşturarak yardımcı olduk. Bu, her aşamada artan doğrulukla birlikte zamandan ve paradan tasarruf edilmesini sağladı; bu da yılda binlerce dolar tasarruf edilmesini sağladı! O halde hadi düzenlemeye başlayalım; iş akışı sihirbazı olma zamanı geldi!

İş Akışı Şablonları Oluşturma

İş akışı şablonları oluşturmak her SharePoint yöneticisinin bilmesi gereken bir şeydir. Süreçleri otomatikleştirerek zamandan tasarruf sağlar ve verimliliği artırır. İşte yapmanız gerekenler:

aksanlı alt kodlu bir

1. Site Eylemleri> Site Ayarları> Site Şablonları'na gidin.
2. Mevcut Site Şablonundan Oluştur'a tıklayın ve İş Akışı Süreci'ni seçin.
3. Ad, Açıklama ve Grup Adı gibi ayrıntıları girin. Ardından Tamam'ı tıklayın.
4. Koşullar veya eylemler ekleyerek şablonu özelleştirin.
5. Şablonu yayınlayın ve birden fazla sitede kullanın.

Bir iş akışı şablonu oluşturmanın teknik bir anlayış gerektirdiğini unutmayın. SharePoint Tasarımcısı veya Visual Studio . Ancak adım adım rehberlik sağlayan çok sayıda çevrimiçi kaynak var.

SharePoint ayrıca kullanıcıların şunları yapabileceği harika bir özelliğe sahiptir: belge değişikliklerini takip et . Bir dosyanın yeni bir sürümü onaylanmış bir kitaplığa veya listeye kaydedildiğinde, İş Akışı Şablonu e-posta güncelleme bildirimi seçilen kullanıcılara gönderilir.

2013 yılında Microsoft, otomatikleştirilmiş süreçlerin uygulanmasını daha da kolaylaştırdı. Yeniden Kullanılabilir İş Akışları . Bu, iş akışı şablonlarının oluşturulmasını daha ölçeklenebilir hale getirir ve yöneticilerin görevlerini azaltır.

SharePoint'te bir iş akışını başlatmak, iyi yağlanmış bir makineyle otomatikleştirilmiş görevleri başlatmak gibidir!

SharePoint'te İş Akışı Başlatma

SharePoint'te başlatma, izleme ve ilerleme durumunu izleme ve istisnaları ve hataları yönetme alt bölümleriyle bir iş akışı başlatmak için aşağıdaki adımları izleyin. Öncelikle SharePoint menü seçeneklerini kullanarak bir iş akışı başlatın. Başlatıldıktan sonra izleme ve takip özelliğini kullanarak ilerlemeyi takip edin. Son olarak, süreç sırasında ortaya çıkabilecek istisnaları veya hataları ele almaya hazır olun.

İş Akışını Başlatma

SharePoint'te İş Akışı başlatmak, sıkıcı görevleri otomatikleştirmenin kolay bir yoludur! İşte başlamanıza yardımcı olacak 5 basit adım:

1. İş Akışının başlatılması gereken SharePoint sitesini açın
2. Üzerinde çalışılacak belgeleri içeren listeye veya kitaplığa gidin
3. Şerit menüsünden 'İş Akışı'nı ve ardından 'İş Akışı Ekle'yi tıklayın
4. Bir şablon seçin, özelleştirin ve ihtiyaçlarınıza uyacak şekilde yapılandırın
5. Ayarları gözden geçirin ve işiniz bittiğinde 'Son'u tıklayın

SharePoint, iş akışlarını benzersiz iş gereksinimlerine uyacak şekilde özelleştirme yeteneğiyle öne çıkıyor! Ayrıca teknik bilgisi olmayan kullanıcılar, kullanıcı dostu özelliklere sahip İş Akışlarını kolayca başlatabilir.

İş Akışlarının SharePoint'e girişi, işletmelerin işleyişinde devrim yarattı . Bu entegrasyonun kontrolü ele alma yetkisine sahip kuruluşlar süreçlerini daha iyi hale getirerek daha iyi üretkenliğe ve daha iyi karlara yol açar. Görevlerin otomatikleştirilmesi aynı zamanda çalışanların temel iş işlevlerine odaklanmasını sağlar ve bu da daha iyi sonuçlara yol açar. İş akışındaki ilerlemeyi göz ardı etmek gözleri bağlı araba kullanmaya benzer; bu felaketin reçetesidir!

İş Akışı İlerlemesini İzleme ve Takip Etme

SharePoint iş akışınızı yakından izlemeniz önemlidir her şeyin yolunda gittiğinden emin olmak için. Görevlerin veya son teslim tarihlerinin kayıp gitmesine ve süreci yavaşlatmasına izin vermeyin. İş akışı ilerlemesini izlemek ve takip etmek için şu ipuçlarını deneyin:

1. Görevler verildiğinde veya tamamlandığında e-posta bildirimleri alın.
2. Atanan görevler ve durumları için İş Akışı Görev Listesine bakın.
3. Görevleri filtrelerle takip etmek için SharePoint'teki görünümleri özelleştirin.
4. Tamamlanma oranı, gecikme oranı vb. gibi KPI'ları içeren bir kontrol paneli oluşturun.
5. Daha ayrıntılı analiz için verileri SharePoint listelerinden CSV'ye aktarın.

Ayrıca her hareketin süreci nasıl etkilediğini anlamak için iş akışı geçmişini inceleyin. Gerçek zamanlı izlemeyle sorunları veya engelleri hızlı bir şekilde tespit edebilirsiniz. SharePoint'te yeni bir iş akışı başlattığınızda bu ipuçlarını aklınızda bulundurun.

Microsoft SharePoint'in Amerika'daki işletmelerin çoğunluğu tarafından kullanıldığı bildirildi . İş akışı sorunları bir engel olabilir; ancak bunları doğru şekilde ele alarak bunların üstesinden gelebilirsiniz!

İş Akışı İstisnalarını ve Hatalarını Ele Alma

İş akışı istisnaları ve hataları ortaya çıktığında süreç verimliliği için hızlı ve stratejik yöntemler şarttır. Burada bir Bunları yönetmek için 6 adımlı kılavuz :

1. Sorunun kaynağını belirlemek için iş akışı durum raporlarını inceleyin.
2. Gerekli değişikliklerin yapılması gerekiyorsa iş akışını duraklatın.
3. Sorunları düzeltmek için iş akışını düzenleyin.
4. Sorunsuz çalışıp çalışmadığını görmek için değiştirilen iş akışını yeniden başlatın.
5. Hala sorun varsa yeni oluşturulan günlükleri kontrol edin.
6. Başka hiçbir şey işe yaramazsa BT destek ekibinden yardım isteyin veya iş akışının daha önceki bir sürümüne geri dönmeyi düşünün.

Birkaç istisna veya hata bile zamanla birikerek gecikmelere neden olabilir. Bu nedenle, her konunun ayrıntılı olarak anlaşılması, bunları azaltmanın anahtarıdır.

Microsoft ekipleri birkaç yıl önce iş akışlarında sorunlarla karşılaştı. Kaynak olarak zaman içinde sıra dışı konuları belirlediler. Yukarıdakine benzer teknikler kullandılar ve sorunu çözdüler. Bu sorunları anlayıp hızlı aksiyon alarak zamandan tasarruf edebilir ve daha iyi doğruluk sağlayabiliriz.

SharePoint iş akışlarını özelleştirmeye hazır mısınız? Güç takımını giy ve işe koyul!

SharePoint'te İş Akışlarını Özelleştirme

SharePoint'teki iş akışlarını kolaylıkla özelleştirmek için görsel tasarımcıyı kullanmak, iş akışlarını SharePoint tasarımcısıyla genişletmek ve iş akışlarını üçüncü taraf uygulamalarla entegre etmek sizin için çözümlerdir. Bu alt bölümler, iş akışı özelleştirmelerinizde size yardımcı olacak, iş akışlarını genişletme ve daha iyi verimlilik için herhangi bir sorun yaşamadan diğer uygulamalara bağlama olanağı sunacaktır.

İş Akışı Özelleştirmeleri için Görsel Tasarımcıyı Kullanma

SharePoint'teki Görsel Tasarımcı, iş süreçlerini otomatikleştirmek için iş akışlarını özelleştirmenize olanak tanır. Sunduğu sürükle ve bırak özellikleri eylemler, koşullar ve döngüler eklemek için. Standart iş akışlarını özelleştirebilir veya tamamen kendinizinkini oluşturabilirsiniz.

Özelleştirme, işletmelerin benzersiz ihtiyaçlarını karşılamalarını sağlar. Özel bir görev formu oluşturabilirsiniz. InfoPath veya HTML formları Kullanıcı girişi üzerinde daha fazla kontrol sağlar. Artı, E-posta Bildirimleri Süreç tamamlamaları için ayarlanabilir.

Microsoft ayrıca aşağıdaki gibi üçüncü taraf hizmetlerin entegrasyonuna da izin verir: Dropbox veya Salesforce gibi CRM sistemleri özel eylemler aracılığıyla. Paylaşım Noktası REST API, özel eylemler tasarlama yeteneği sağlar Dış kaynaklardan veri elde etmek için.

Profesyonel İpucu: İş akışlarını özelleştirmek, iş ihtiyaçlarınızı karşılamanın ve tekrarlanan görevleri otomatikleştirerek verimliliği artırmanın anahtarıdır. Üretim ortamında hatalardan kaçınmak için iş akışlarınızı geliştirme aşamalarında test ettiğinizden emin olun.

Pelerinini giy ve süper gücün kilidini aç SharePoint Tasarımcısı İş akışlarını bir sonraki seviyeye taşımak için başvuracağınız yer burası.

SharePoint Designer ile İş Akışlarını Genişletme

SharePoint'te iş akışlarını özelleştirmek mi istiyorsunuz? Kolayca yapılır SharePoint Tasarımcısı ! Bu araç, önceden oluşturulmuş iş akışlarını genişletir ve işinize uygun özel süreçler oluşturmanıza olanak tanır. Mevcut iş akışlarını değiştirmek için programı açıp değiştirmek istediğinizi seçmeniz yeterlidir. Aşamaları eklemek ve kaldırmak için görsel sürükle ve bırak araçlarını veya kod görünümünü kullanın. Ayrıca, e-postalar veya görevler gibi eylemleri ve kullanıcı girişi veya belirli sonuçları gerektiren koşulları ekleyin.

Ayrıca, SharePoint Designer ile sıfırdan özel iş akışları oluşturabilirsiniz. Belge onayı veya gider raporları gibi yaygın iş süreçlerine yönelik şablonlar içerir. Bu şablonları iş gereksinimlerinize uyacak şekilde özelleştirin; kullanıcı girişlerinden otomatik olarak e-postalar ve görev atamaları oluşturacaktır.

Profesyonel İpucu: İş akışlarını özelleştirme konusunda ekstra ipuçları ve destek için SharePoint Designer'a özel çevrimiçi eğitimlere ve topluluklara göz atın. İş akışlarınızı üçüncü taraf uygulamalarla entegre edebilecekken kimin arkadaşlara ihtiyacı var ki?!

İş Akışlarını Üçüncü Taraf Uygulamalarla Bütünleştirme

Standart konnektörlerin dışında, uygulamalar ücretsiz veya ücretli sağlayan 'iş akışları' süreci genişletmek ve otomatikleştirmek için. Örneğin, DocuSign'ın konektörü SharePoint'in kitaplıklarını ve listelerini kullanarak sözleşmeleri farklı kişiler arasında imza için otomatik olarak yönlendirmek için kullanılabilir.

Seçme üçüncü taraf uygulaması entegrasyon için mi? Dikkate alınması gerekenler: ölçeklenebilirlik, maliyet etkinliği ve kullanım kolaylığı. Şununla birini tercih et: aktif bir ekosistem ve düzenli güncellemeler .

işletim sistemini güncelle windows xp

İş akışlarını tasarlamak ve yönetmek mi istiyorsunuz? Gibi kedileri gütmek . Kedilerin aslında farklı görüşlere sahip iş arkadaşları olması dışında.

İş Akışı Tasarımı ve Yönetimi için En İyi Uygulamalar

Esnekliği ve ölçeklenebilirliği sağlamak için, SharePoint'te bir iş akışı oluştururken güvenlik ve izinleri uygulayın ve iş akışı performansını ve optimizasyonunu koruyun. Bunlar, iş akışlarını tasarlarken ve yönetirken aklınızda bulundurmanız gereken bazı önemli hususlardır. Bu bölümde iş akışı tasarımı ve yönetimine yönelik en iyi uygulamaları tartışacağız ve bu alt bölümlerin her birinin faydalarını kısaca inceleyeceğiz.

Esneklik ve Ölçeklenebilirliğin Sağlanması

Esneklik ve ölçeklenebilirlik iş akışı tasarımı ve yönetiminde anahtardır. Sistemler iş yükü, süreçler ve teknolojideki değişikliklere uyum sağlayabilmelidir. Modüler iş akışları Eklemeyi, kaldırmayı veya değiştirmeyi kolaylaştırmak için karmaşık görevleri daha küçük bileşenlere bölün. Otomasyon ölçeklenebilirlik açısından da önemlidir. Bulut tabanlı çözümler isteğe bağlı bilgi işlem kaynakları sağlayabilir. Verimliliği optimize etmek için performans ölçümlerini inceleyin ve izleyin. Üzerinde İşletmelerin %40'ı iş akışı tasarımında otomasyon ihtiyacını vurgulayarak 2023 yılına kadar RPA yazılımını benimsemiş olacak. Unutmayın – en iyi güvenlik sistemi o kadar karmaşık ki şifrenizi hatırlamıyorsunuz!

Güvenlik ve İzinlerin Uygulanması

Güvenlik ve izinler, iş akışlarının iyi tasarlanması ve çalıştırılmasının anahtarıdır. Bilgileri korumak için hassas verileri koruyan ve yetkisiz erişimi durduran güvenlik önlemlerinin ayarlanması önemlidir. Güvenliği ve izinleri doğru bir şekilde uygulamanıza yardımcı olacak 6 adım:

1. Hassas verilerin konumu : Korunması gereken tüm bilgileri bularak başlayın. Bu, finansal bilgileri veya müşteri verilerini içerebilir.
2. Erişim düzeylerini belirleme : Hangi kullanıcı gruplarının belirli veri türleri üzerinde tam kontrole sahip olması gerektiğine ve hangi grupların yalnızca sınırlı erişime ihtiyaç duyduğuna karar verin.
3. Rollere göre izinlerin yapılması : İş akışı sistemi içinde neler yapabileceklerine karar vererek her kullanıcı grubuna roller atayın.
4. Şifre politikalarını uygulama : Tüm kullanıcıların alfasayısal dizeler veya özel karakterler gibi gereksinimleri karşılayan güvenli parolalara sahip olduğundan emin olun.
5. Dosya paylaşımına ilişkin kurallar oluşturma : Kuruluşunuz içinde dosya paylaşımına ilişkin net yönergeler oluşturun. Bir belgeyi kimin paylaşabileceğine ve bölge, saat dilimi vb. temel alınarak dosya paylaşımının nasıl kısıtlanacağına karar verin.
6. Etkinlik günlüklerini kullanma : Günlükler veya denetimler yoluyla kullanıcılar tarafından gerçekleştirilen tüm iş akışı eylemlerini takip edin; böylece bir şeyler yanlış göründüğünde veya kötü bir şey olduğunda etkinlikleri inceleyebilirsiniz.

Ekip üyelerine en iyi güvenlik protokolleri hakkında eğitim vermek de önemlidir. Kimlik avı e-postaları, kötü amaçlı indirmeler, şifrelerin düzenli olarak değiştirilmesi vb. gibi olası sorunları nasıl tespit edeceklerini onlara öğretin.

Son olarak onay süreçleri iyi tanımlanmalıdır. Onaylar zincirde yukarı doğru ilerledikçe katı liderlik kurallarına sahip olmak önemlidir; bu, kötü niyetli birinin boşluklar nedeniyle protokolü ihlal etmesini engeller.

Şirketler bu adımları izleyerek hassas verilerini koruyabilir ve hesap verebilirliği artırabilir. En iyi iş akışı tasarımı bile 'mikro yönetimin' 'etkili liderlik' ile eşanlamlı olduğuna inanan bir yöneticiyi telafi edemez.

İş Akışı Performansını ve Optimizasyonunu Sürdürmek.

Performansı ve optimizasyonu korumak için süreçlerin analiz edilmesi ve iyileştirilmesi düzenli olarak yapılmalıdır. . Tanımlayın ve izleyin Temel Performans Göstergeleri (KPI'lar) herhangi bir darboğaz bulmak için. Otomasyon araçları ve standartlaştırma prosedürleri de yardımcı olabilir.

Ekip üyeleri arasındaki iletişim ve işbirliği önemlidir . İnsanların rollerini ve iş akışındaki yeni değişiklikleri bilmeleri için eğitim oturumları yapılmalıdır. Müşterilerden veya müşterilerden gelen geri bildirimler iş akışı optimizasyonuna dahil edilmelidir. İş akışlarının onlara daha iyi hizmet verecek şekilde uyarlanmasına yardımcı olur.

McKinsey & Company'nin çalışma, iş akışlarını optimize etmenin verimlilik %30 arttı .

Sıkça Sorulan Sorular

S: SharePoint'te iş akışı nedir?

C: SharePoint'teki iş akışı, iş süreçlerini ve görevleri kolaylaştırmaya yardımcı olan bir dizi otomatik adımdan oluşur. Genellikle belgelerin, görevlerin veya öğelerin kullanıcılar veya gruplar arasında onay, inceleme veya düzenleme amacıyla taşınmasını içerir.

S: SharePoint'te nasıl iş akışı oluşturabilirim?

C: SharePoint'te bir iş akışı oluşturmak için öncelikle otomatikleştirmek istediğiniz iş sürecini veya görevi tanımlamanız gerekir. Daha sonra ihtiyaçlarınızı karşılayan özel bir iş akışı oluşturmak için SharePoint Designer'ı veya Microsoft Power Automate'i kullanın.

S: SharePoint Tasarımcısı nedir?

C: SharePoint Designer, SharePoint içinde iş akışlarını özelleştirmenize ve oluşturmanıza olanak tanıyan, Microsoft'un ücretsiz bir aracıdır. İş süreçlerinizi ve görevlerinizi otomatikleştiren karmaşık iş akışları oluşturmanıza olanak tanıyan bir dizi eylem ve koşul sunar.

S: Microsoft Power Automate nedir?

C: Microsoft Power Automate, SharePoint ile diğer uygulamalar arasında otomatikleştirilmiş iş akışları oluşturmanıza olanak tanıyan bulut tabanlı bir araçtır. Özel iş akışları oluşturma sürecini basitleştiren bir dizi şablon ve bağlayıcı sunar.

S: SharePoint iş akışımı nasıl test edebilir ve hata ayıklayabilirim?

C: SharePoint Designer ve Microsoft Power Automate, iş akışlarınızı çalıştırmanıza ve sorunlarını gidermenize olanak tanıyan test ve hata ayıklama araçları sunar. İş akışlarınızın durumunu izlemek ve sorunları belirlemek için SharePoint'in yerleşik günlük kaydı özelliğini de kullanabilirsiniz.

S: SharePoint iş akışı oluşturmaya yönelik en iyi uygulamalar var mı?

C: Evet, bir SharePoint iş akışı oluştururken net hedeflerin tanımlanması, iş akışı eylemleriniz için açıklayıcı adlar kullanılması, hata işleme ve iletme yollarının dahil edilmesi, iş akışınızın test edilmesi ve iyileştirilmesi ve tüm paydaşların eğitildiğinden emin olunması da dahil olmak üzere izlenecek birkaç en iyi uygulama vardır. kullanımı ve faydaları hakkında.