Kurumsal dünyada çalışmaya ilk başladığımda, çokça ortalıkta dolaştığını fark ettiğim bir terim vardı: BizOps .
BizOps nedir? Peki neden bunun için koca bir departman var? Onlar ne yapar??
Meslektaşlarıma olduğum kadar cahil görünmemek için sonunda başımı kaldırıp bakmak zorunda kalmam bir gizemdi.
Aynı mücadeleyi yaşayanlar için BizOps, iş operasyonlarının kısaltmasıdır ve bir işletme için inanılmaz derecede önemlidir.
Size bunu anlatayım.
Ticari faaliyetler nelerdir?
Ticari operasyonların kapsamı oldukça geniştir. Temel olarak, bir işletmenin çalışmasını ve kâr etmesini sağlayan her bölümünü içerir.
Her şeyin sorunsuz çalışmasını sağlayan şey bu günlük görevlerdir. Her şirket farklı olduğundan iş operasyonlarında herkese uyacak tek bir yaklaşım yoktur.
Tamamen farklı görünecek finans şirketi ve örneğin bir imalat şirketi. Hatta fiziksel veya çevrimiçi perakendeciler arasında bile farklı görünecek.
Ama endişelenme. İş operasyonlarının temelleri evrenseldir, o yüzden gelin onlar hakkında konuşalım.
Ticari operasyonların unsurları
İş operasyonlarını oluşturan ve sektörden sektöre değişmeyen dört unsur vardır. Onlar sadece kendilerine özgü yöntemlerle uyarlanmış .
Konum
Tüm yeni şirketlerin faaliyet gösterecekleri yeri seçmesi gerekir. İster uzak, ister şehir merkezindeki yüksek bir bina, ister kırsal bir üretim tesisi olsun, kararın önemi aynı kalır.
Ve bu karar, ister inanın ister inanmayın, iş operasyonlarının bir parçasıdır. Aşağıdakilerden her şeyi etkiler:
Sadakat vs Güçlendirmek
- Mevcut müşteri havuzu
- Fiziksel depolama
- Şirket düzeni
- Çalışan otoparkı
Aslında ticari operasyonlarınızın en temel yapı taşıdır.
Her gün park yeri arayan yüzlerce çalışanınız varsa operasyonlarınızın sorunsuz ilerlemesini nasıl beklersiniz? Ya da belgeleri ve ürünleri depolamak için yeterli alan yok mu?
Kesinlikle yapmayacaklar.
Teknoloji
Teknoloji, ticari operasyonların büyük bir parçasıdır. Ve fabrika ekipmanından envanter takip yazılımına kadar her şeyi içerir. Kelimenin tam anlamıyla, şirketinizi yönetmek için kullandığınız her türlü teknoloji, ticari operasyonların bir parçasıdır.
Operasyonları kolaylaştırmak ve tüm teknolojik gelişmelerden haberdar olmak için hangi teknolojinin önemli olduğunu anlamak önemlidir. Bu şekilde her zaman rekabetçi kalabilirsiniz.
Çalışanlar
Çalışanlarınız olmadan siz bir hiçsiniz. Herhangi bir işletmenin temel taşı, hangi çalışanlara ihtiyacınız olduğunu, kaç kişiye ihtiyacınız olduğunu ve bu çalışanların tam zamanlı mı, yarı zamanlı mı yoksa sözleşmeli mi olması gerektiğini bulmaktır.
İyi iş operasyonlarının anahtarı dengeli bir yetenek havuzu oluşturmaktır. Operasyonların sorunsuz bir şekilde devam etmesini sağlamak için, onları aşırı işe almadan veya fazla çalıştırmadan yeterli sayıda çalışana sahip olmanın en güzel noktasını bulmalısınız.
Kolay değil ama işletmelerin oyununu gerçekten değiştirebilir.
Süreçler
Son fakat en az değil, süreçler. Çalıştığım şirketin adının Process Street olduğunu göz önüne alırsak, bunun favorim olduğunu rahatlıkla söyleyebiliriz.
Süreçleriniz, işletmeleri ayakta tutan yinelenen görevlerdir. Bunlar şöyle şeyler:
- Çalışan katılımı
- Faturalama
- Pazar araştırması
- işe alım
- Müşteri şikayetlerinin dosyalanması
- Bir ürün üretmek
Resmi anladın. Bu daha küçük, günlük süreçler, başarılı bir işletmeyi yürütmek için gereklidir, ancak yalnızca iyi bir şekilde yürütülürlerse.
Bunun iş operasyonlarının en önemli yönü olduğu söylenebilir çünkü işlerin ilerlemesini sağlayan şey budur. İş operasyonlarınızı iyileştirmekte zorlandıysanız, verimsizlikleri bulmak için süreçlerinizi inceleyerek başlamak akıllıca olacaktır.
İş operasyonları örnekleri
Ticari operasyonların unsurları iyidir ama pratikte gerçekte neye benziyor? İşte bazı örnekler:
İnsan kaynakları
İK, aşağıdakiler de dahil olmak üzere çalışanın yaşam döngüsüyle ilgili tüm operasyonlardan sorumludur:
- işe alım
- İlk katılım
- Performans Yönetimi
- Ayrılma
Ve aradaki her şey.
İK ekibi bu operasyonları optimize edemezse, bunun şirketin yetenek havuzu için büyük sonuçları olabilir. İyi bir işe alım süreci, çalışanların elde tutulmasını şu şekilde artırma potansiyeline sahiptir: %82 kadar. Bu çok önemli!
İK operasyonlarını optimize etmek için günlük görevler, çalışan memnuniyetini artırmanın yollarını aramak ve yeni işe alım süreçleri oluşturmak gibi şeyleri içerebilir. Farklı olmalarına rağmen her ikisi de ticari operasyonlar için önemlidir.
Pazarlama
Pazarlamadan bir şey satamazsınız, değil mi? Pazarlama ekibinizin ürününüz veya hizmetiniz hakkında bilgi vermesi gereken tüm yinelenen süreçler, ticari operasyonların şemsiyesi altına girer.
Ancak sadece yaptıkları gösterişli kampanyalardan ya da yazdıkları SEO dostu yazılardan bahsetmiyorum. Ayrıca pazarlamanın arka uç kısımlarından da bahsediyorum. Çünkü pazarlama materyallerini onaylamak için iyi kurulmuş bir süreç, materyaller kadar önemlidir. Onaylar ve dolayısıyla hesap verebilirlik olduğunda operasyonlar daha sorunsuz çalışır.
Pazarlamacılar ayrıca, bir şirketin kârında büyük fark yaratabilecek günlük bir görev olan, iyi araştırılmış pazar bilgilerinin toplanmasından da sorumludur. Yani eğer iyi yapılmazsa, değerinden daha pahalıya mal olabilir.
Satış
Satıştaki ticari operasyonlar, satış ekibinin gün içinde satış yapmaya çalışmak için maksimum süreye sahip olmasını sağlamakla ilgilidir.
Satış temsilcilerinin bilgileri kaydetmeye veya satış stratejileri geliştirmeye çok fazla zaman harcaması gerekiyorsa, bu kötü iş operasyonlarına bir örnektir.
Ancak satış toplantılarının ve soğuk aramaların perde arkasında gerçekleşen tüm süreçlerin sorunsuz bir şekilde yürütüldüğünden emin olmak, temsilcilerinizin müşteriyle ilişkiler kurmak ve satışı kilitlemek için mümkün olduğunca fazla zaman geçirebilmesi anlamına gelir. Bu da kârı artırır ve iyi iş operasyonlarının bir örneğidir.
Bunu başarmak için satış ekibinize zaman kazandıracak otomatik iş akışları gibi şeyleri düşünmek isteyebilirsiniz. Bu, iş operasyonlarınızı geliştirmek için teknolojinin kullanılmasıyla bağlantılıdır.
Finans
Bu, finansal karar vermenin yanı sıra bir şirketin mali durumuyla ilgili her şeyi kapsar.
Bu muhtemelen aralarında en hassas olanıdır çünkü tek bir hata, bir işi sonsuza kadar mahvedebilir. Bu iş operasyonlarında önemli olan verimli çalışmak değil, doğru çalışmaktır.
Bu nedenle günlük görevleri şunları içerir:
- Yatırım stratejileri oluşturmak
- İşlemleri yönetme
- Maaş bordrosu yapmak
- Mali raporlar hazırlamak
- Denetim
Pazarlama gibi yukarıda sıralanan süreçlerin hepsinin de hata yapmaması için her birini onaylayan bir alt süreçle birlikte gelmesi gerekir. Bu olmadan, birisinin şirkete çok fazla zamana ve paraya mal olan bir hata yapması yalnızca an meselesidir.
Ürün
Beş örneğimiz arasında en geniş olanı bu, çünkü gerçek bir ürünün yapımından ürün ekibine kadar her şeyi kapsıyor.
Ürünle ilgili operasyonların amacı, müşteri geri bildirimlerine dayanarak üründe iyileştirmeler yapmak için ürün ekibinin ihtiyaç duyduğu tüm bilgilere (bütçe, raporlama vb.) sahip olmasını sağlamaktır. Ürün ekibi de bu değişiklikleri ürünü yapmaktan sorumlu ekibe iletir.
Bunu başarmak için, ürün ekibine her zaman diğer ekiplerden yeni bilgiler verildiğinden emin olmak için yinelenen süreçler oluşturulmalıdır. Bu olmadan ürün ekibi işlerini düzgün bir şekilde yapamaz. Durum böyleyse ürün gelişemez ve bu da satışlara zarar verebilir.
İş operasyonları için en iyi uygulamalar
Şu ana kadar net değilse, iş operasyonlarının tümü birbiriyle bağlantılıdır. Bir departmanın faaliyetlerinde başarısız olması diğer departmanlar üzerinde domino etkisi yaratabilir. Bu nedenle, kuruluşunuzun iyi yağlanmış bir makine gibi çalışabilmesi için iş operasyonlarına yönelik en iyi uygulamaları genel olarak benimsemeniz gerekir.
Süreçleri kolaylaştırın
İşlemler, süreçler olmadan hiçbir şey değildir. Süreçler iyi operasyonları oluşturan yapı taşlarıdır. Süreçlerinizi akıcı hale getirirseniz operasyonlarınızı da otomatik olarak akıcı hale getirirsiniz.
Bunu gerçekleştirmek için yapabileceğiniz birkaç şey var.
- Mevcut süreçlerdeki verimsizlikleri arayın
- Sonuçları analiz edin
- Yinelenen görevleri otomatikleştirin
- Çalışan geri bildirimi alın
- Ayarlamaları yapmak
Tekrarlanan görevleri otomatikleştirmek büyük bir iştir çünkü ekibinizi çok zaman alan sıradan işler yapmaktan kurtarır. Daha yüksek değerli görevlere harcayabilecekleri zaman.
İş süreci yazılımını kullanmak, bu görevleri otomatikleştirmenin ve süreçlerdeki genel verimsizlikleri azaltmanın harika bir yoludur. Çoğunun maliyeti olsa da, bu değerli bir yatırımdır çünkü sonuçta genel operasyonlarınızı iyileştirerek harcadığınızdan daha fazla para tasarrufu sağlar.
Performansı ölçün
İşletmeniz için gerçekçi ve ölçülebilir hedefler belirleyin. Bunu yaparak performansı daha kolay analiz edebilirsiniz. Ayrıca iyileştirilmesi gereken belirli alanları belirlemenize de olanak tanır. Hangi departmanlar operasyonları yavaşlatıyor ve neden?
Bu hedefler spesifik olmalıdır. Hedefiniz bir sonraki çeyrekte daha fazla kar elde etmekse, bundan pek bir şey ölçemezsiniz. Ancak amacınız kârınızı %10 artırmaksa bu rakamı çalışanlarınızla paylaşabilirsiniz, onlar da ne için çalışacaklarını bilirler.
Bu hedefe ulaşamazsanız, her departmana gidebilir ve sorunu çözmek için kendileriyle operasyonları hakkında konuşabilirsiniz.
Trendleri izle
Yapabileceğiniz en kötü şeylerden biri operasyonlarınızda durgunlaşmaktır. Bütün o 'bozuk değilse tamir etme' tavrı. Belki belirli durumlar için geçerli olabilir ama iş operasyonları için geçerli değildir.
Trendler arasında pazar ve sektördeki değişiklikler, yeni teknoloji, yeni yasalar ve ekonomideki değişiklikler yer alabilir. Rekabetçi kalabilmek için bunların üstesinden gelmeli ve değişiklik yapmaya açık olmalısınız.
Biz buna sürekli iyileştirme politikası diyoruz. Asla yetinmeyin ve yaptığınız şeyin yeterince iyi olduğunu düşünmeyin. Her zaman yapılabilecek iyileştirmeler vardır. Bir sonrakinin siz olmayacağınızdan emin olmak için yeni trendleri izleyin ve müşterilerinizden ve çalışanlarınızdan gelen geri bildirimleri dinleyin K-Mart .
Karar vermek için verileri kullanın
Son olarak verilere güvenmeniz ve karar vermek için onu kullanmanız gerekir. Duygularımıza veya geçmiş sonuçlarımıza dayanarak kararlar vermek istesek de bunlar her zaman nereye gitmemiz gerektiğine dair en iyi göstergeler değildir.
Çoğu iş süreci yönetimi yazılımı, kullanılan tüm süreçlerin metriklerine bakmanıza olanak tanıyan bir analiz ve raporlama özelliğiyle birlikte gelir. Veri ararken başlamak için harika bir yer burası.
Burası aynı zamanda trendlerin yeniden devreye girdiği yerdir. Enflasyon, yeni yerel politikalar ve sektör anketleri gibi şeylere bakmak, operasyonlarınızı iyileştirmek için ne gibi ayarlamalar yapmanız gerektiğini size söyleyebilir.
İki veri kümesini birleştirdiğinizde durdurulamaz olursunuz!
Son bir şey
İş operasyonları çok geniş bir terim olduğundan, onu geliştirmek istiyorsanız nereden başlayacağınızı bilmek zor olabilir.
Endişelenmeyin, her şeyi adım adım gerçekleştirin. Her departmanda kullanılan tüm farklı süreçleri yazarak başlayabilirsiniz. Oradan departman başkanlarına giderek süreçlerin şu anda nasıl işlediğine dair bilgi alıyorsunuz.
Bundan sonra, en optimize iş operasyonlarına sahip olmak için hangi alanları geliştirmeniz gerektiği netleşmeye başlamalıdır. Gözünüzü korkutmayın. Bunu yapabilirsin!
