İş Akışı Nedir? Yeni Başlayanlar İçin İş Akışı Yönetimi Kılavuzu

İş akışı nedir diye Google’ın ön sayfasına baktığınızda ilk sonuç kelimenin tam anlamıyla sözlük tanımıdır.

Bir işin başlangıcından bitişine kadar geçen endüstriyel, idari veya diğer süreçlerin sırası.

O zaman Kissflow'un daha net olmayan tanımına sahip olursunuz:

Verileri başlangıçtan tamamlanmaya kadar belirli bir yol boyunca işleyen bir görevler dizisi.

Ve sonra bu sayfa var. Peki bir iş akışını nasıl tanımlarız?

kelimedeki nokta

İş akışı, işi nasıl yaptığınızdır.

Şimdi bir yere varıyoruz.

İş akışı nedir?

İş akışları, bir süreçte tamamlanması gereken bir dizi adımdır.

Bunu kelimenin tam anlamıyla işin bir aşamadan diğerine akması olarak düşünün; ister bir meslektaş, ister araç, ister başka bir süreç aracılığıyla olsun. Tam bir iş akışını tek başına yürütebilirsiniz (bir blog yazısı yazmak, düzenlemek ve yayınlamak gibi) veya birden fazla kişiyi kapsayabilir (bir müşteriye fatura kesmek gibi).

İş akışları neden önemlidir?

İşletmeler için iş akışları son derece karmaşık hale gelebilir.

Çalışanınızın işe alım sürecini düşünün. Bu süreci doğru bir şekilde tamamlamak için birkaç farklı departmanın koordine olması gerekir. Kötü işe alım, yeni yeteneğinizi kaybetmenin yanı sıra ciddi uyumluluk sorunlarına da yol açabilir.

Olabildiğince verimli olduklarından emin olmak için bu seviyede düzgün bir şekilde izlenmeleri, yönetilmeleri ve optimize edilmeleri gerekiyor.

İş akışları ve süreçler arasındaki fark nedir?

İş akışı Ve işlem sıklıkla birbirinin yerine kullanılır. Çoğu zaman eşleşen bir set olarak geldikleri göz önüne alındığında, bu anlaşılabilir bir durumdur.

Yukarıdaki resimde iş akışları ve süreçler arasındaki ana farklar listelenmektedir, ancak asıl nokta şudur:

A işlem kullanılan bir yöntemdir rol yapmak bir dizi aktiviteler .

A iş akışı bir alet eskiden bu yöntemi kolaylaştırmak .

Çalışan işe alım örneğine geri dönersek süreç, atılması gereken farklı adımlardan oluşur:

• Evraklar dolduruldu
• İş istasyonu kuruldu
• Eğitim

İş akışı, bu adımları net bir yapıda haritalandırır, böylece ne yapılması gerektiğini bir şema veya kontrol listesi halinde görselleştirmek kolaydır.

İş akışına ilişkin en iyi uygulamalar

Etkili bir iş akışı oluşturmak için üç önemli soruyu yanıtlamanız gerekir:

• Tam olarak hangi işlerin yapılması gerekiyor?
• Her işten kim sorumlu?
• Her görev ne kadar zaman alacak?

Bu soruları yanıtlayarak ve yanıtları bir grafik veya süreç halinde yapılandırarak bir iş akışı elde edersiniz.

Yapılması gereken işi ölçerek işin ne kadar ideal şekilde yürütüldüğünü yönetebilirsiniz. Aksi takdirde neler olup bittiği veya ekibinizin faaliyetindeki darboğazın nerede olduğu hakkında hiçbir fikriniz olmaz.

Bir iş akışının aşamaları

Bir iş akışı oluşturmak 5 aşamaya iner:

1. Yapılması gereken görevleri belirleyin
2. Bu görevlerden kimin sorumlu olduğunu belirleyin
3. Görevleri bir sıraya göre düzenleyin
4. İş akışını test edin
5. İnceleyin ve tekrarlayın

İş akışlarınızı sürdürmek söz konusu olduğunda sürekli iyileştirme uygulamak önemlidir. Bu küçük değişiklikleri yol boyunca yapmak, iş akışınızın yalnızca en gerekli ve güncel görevleri içermesini sağlayacaktır ve ileride büyük bir revizyon için zaman harcamanıza gerek kalmayacaktır.

Bir iş akışının 3 temel bileşeni

Her iş akışındaki görev sayısı 8 ile 80 arasında değişebilmekle birlikte her iş akışı 3 temel bileşenden oluşur:

Tetiklemek:İş akışını başlatan olay. Bu bir eylem, karar, belirli bir zaman veya bir şeye verilen yanıt olabilir.Görev dizisi/iş:Bu, iş akışında yer alan tüm görevleri, kişileri ve teslimatları içerir.Sonuçlar:İş akışının ne ürettiği. Bir sonuç veya sonuç, bir hizmetin satın alınması gibi somut bir şey veya belirli bilgilere erişim gibi daha soyut bir şey olabilir.

Bir dizi görev iş akışının büyük bir kısmını kaplayacaktır ancak hem tetikleyici hem de sonuçlar eşit derecede önemlidir. Sürecinizin nerede başlayıp nerede bitmesi gerektiğini bilmiyorsanız iş akışınız oldukça işe yaramaz hale gelecektir.

İş akışı türleri

İşleri üçlü yapmak her zaman en iyisi olduğundan karşılaşacağınız üç temel iş akışı türü vardır:

• Proje iş akışları
• Basit süreç iş akışları
• Koşullu süreç iş akışı

Bu türler arasındaki kesin farkı ayrıştırmak bazen zor olabilir, ancak her şeyde olduğu gibi iş için doğru aracı kullandığınızdan emin olmanız gerekir.

Proje iş akışları en basit türdür. Bunlar genellikle bir projeyi yolunda tutmak için tasarlanmış tek seferlik iş akışlarıdır; böylece teslimatlar zamanında yapılır, sorumluluk açıktır ve ekibiniz herhangi bir darboğazla karşılaşmaz.

Bir proje iş akışının bölümlerini yeniden kullanabilirsiniz. Örneğin, içerik ekibi birden fazla içerik parçası oluşturur.

Bunların her biri küçük bir proje. Çeşitli faktörlere bağlı olarak kesin adımlar her zaman aynı değildir. Genel süreçten bu yana dır-dir ancak içerik oluşturma iş akışını araştırma, inceleme ve resim istekleri gibi şeyler için yeniden kullanabiliriz.

Daha sonra, basit süreç iş akışı . Bu tür iş akışı, öngörülebilir, tekrarlanabilir görevlerinizin tümünü kapsar. Fatura göndermek veya izinleri onaylamak basit süreç iş akışlarıdır.

Ne olursa olsun: Hiçbir şey değişmiyor. İş akışı, iş akışı her çalıştırıldığında tam olarak aynı süreleri ve aynı yolu takip eder.

Basit.

Son olarak, koşullu süreç iş akışı . Bu iş akışları bir form kullanır: eğer/o halde süreci yapılandırmak için mantık.

Bu, iş akışlarının Kendi Maceranı Seç romanıdır: Zindanı keşfetmek istiyorsanız 13. göreve gidin. Kasabayı araştırmak istiyorsanız 22. göreve geçin.

Process Street'te buna, aynı iş akışı içinde dallara ayrılan yollar oluşturan koşullu mantık adını veriyoruz. Bu harika çünkü katılım veya yardım biletleri gibi şeyler için birden fazla durum için yalnızca tek bir iş akışına ihtiyacınız olduğu anlamına geliyor.

Bordro İşleyicilerinin müşteri katılım iş akışı, koşullu mantığın tam olarak neler yapabileceğinin mükemmel bir örneğidir:

Bordro İşleyicileri, Müşterinin Katılımı için Process Street'in Koşullu Mantığını Nasıl Kullanıyor?

İş akışı optimizasyonu

Kısa bir süre önce LinkedIn'de iş dünyasının moda sözcükleri ve jargonundan bahseden bir gönderiyle karşılaştım. Bu moda sözcükler iki türe ayrıldı:

• Başka bir şekilde tanımlanamayacak kadar belirsiz (dinamik ve yandaşlarını düşünün)
• Söylenmesine gerek olmadığı çok açık (yenilikçi, müşteri odaklı vb.)

Optimizasyon biraz bu moda sözcüklere benzer. Sözlükte optimizasyonun ne anlama geldiğini hepimiz biliyoruz. Bunun iyi bir şey olduğunu hepimiz biliyoruz. Optimize edildiklerinde işler her zaman daha iyidir.

Peki iş akışı açısından optimizasyon ne anlama geliyor? Ne dır-dir optimize edilmiş bir iş akışı ve bunu nasıl elde edersiniz?

Devamlı gelişme

Bir iş akışı oluşturmak yalnızca ilk adımdır. Gerekli özen gösterilmediği takdirde iş akışları verimsizlikler ve gereksiz görevler nedeniyle kolaylıkla çıkmaza girebilir.

Sürekli iyileştirmenin devreye girdiği yer burasıdır. İş akışlarınızı periyodik olarak kontrol ederek bunların güncel kalmasını ve ihtiyaçlarınıza uygun olmasını sağlayabilirsiniz. Daha sonra süreçlerinizde artımlı veya çığır açıcı değişiklikler yapmanız gerekip gerekmediğine ve iş akışlarınızın nasıl yürüyeceğine karar verebilirsiniz.

Artımlı değişiklikler temelde kulağa benziyor: Karşılaştığınız anda yaptığınız küçük ayarlamalar ve iyileştirmeler.

Çığır açan değişiklikler, genellikle bir grup incelemesi ve karar verme süreci tarafından yapılan büyük değişikliklerdir. Kendinizi sıklıkla artımlı değişiklikler yaparken bulabilirken, kendinizi çoğunlukla çığır açan değişiklikler yaparken bulursanız, iş akışınızı (ve hatta muhtemelen sürecinizi) yeniden değerlendirmeniz gerekir.

Altı Sigma, DMAIC, yalın ve kaizen, sürekli iyileştirmelerin uygulanması için gerçekten yararlı araçlardır.

İş akışı otomasyonu

Otomasyon bir iş akışının varoluş nedenidir.

İş akışları tüm bu çılgın, sezgisel süreçleri alır ve onlara düzen getirir. Ancak bu, otomasyonun iş akışına dahil olduğu veya hatta her iş akışının otomasyona ihtiyaç duyduğu anlamına gelmez.

Henüz kafanız mı karıştı?

İş akışı otomasyonu, bir sürecin hangi bölümlerinin çok fazla veya hiç insan müdahalesi olmadan yapılabileceğini tanımlamaktır.

Otomatikleştirebileceğiniz şeylere bazı örnekler şunlardır:

• Standartlaştırılmış bir karşılama e-postası gönderme
• Verileri elektronik tabloya aktarma
• Takviminize etkinlik ekleme
• Ödemeyi işleme koyma

Bunların hepsi tekrarlanan görevlerdir ve kendi başlarına yalnızca birkaç dakika sürebilir, ancak bu dakikaların toplamı eklenir.

Ayrıca, insan hatası olasılığı da artar. Bir düşünün: Önünüzde saatlerce veri girişi var. Bütün gün orada oturup rakamları sütunlara yazıyordum; en heyecanlısı ise Tony'nin o sabah donutlarla ortaya çıkmasıydı.

İyi niyetle başlıyorsunuz ama hangi noktada otomatik pilota geçiyorsunuz? Hangi noktada yanlışlıkla fazladan bir sıfıra çarparsınız ve müşterinizden 500$ yerine 5000$ ücret alırsınız? Ya da tam tersi? İkisi de kötü.

Bu yüzden otomatikleştiriyorsunuz.

Hangi görevlerin otomatikleştirileceğini belirledikten sonra uygulama oldukça basittir. Zapier gibi yazılımlarla, bir uygulamadaki tetikleyiciyi diğer uygulamadaki sonuca bağlamak için entegrasyonlar kurabilirsiniz.

Verileri bir kez girersiniz. Olması gereken her yere gönderilir. Tüm kanallarda tam doğruluk elde edersiniz ve bu yalnızca bir düğmeye tıklamanız için gereken süreye mal olur.

İş akışının faydaları

İş akışları israfı azaltır. Boşa zaman, boşa çaba, boşa kaynak.

Süreçlerinizin haritasını çıkarırken, darboğazlarınızın ve gereksiz görevlerinizin olduğu yerleri tespit edebileceksiniz. Nerede olduklarını öğrendikten sonra onları ortadan kaldırabilirsiniz. Daha sonra siz ve ekibiniz gerekli görevlere odaklanabilirsiniz.

İş akışları aynı zamanda iletişim, hesap verebilirlik ve şeffaflık açısından da mükemmeldir. Bir iş akışı, bir teslimatın ne zaman tamamlanması gerektiğinden kimin sorumlu olduğunu açıkça belirtmelidir. Ekibinizi mikro düzeyde yönetmenize gerek yok. Ekibinizin mikro düzeyde yönetilmesine gerek yok. Herkes daha mutlu.

Bir sürecin her yönü iş akışında belgelendiğinden, ekipteki herkes ihtiyaç duyduğu bilgiye ihtiyaç duyduğu anda sahip olur. Yanlış iletişimin azaltılması üretkenliği artırır ve ekibinizin görevleri ve birbirleri konusunda daha az hayal kırıklığına uğramasına neden olur.

İş akışının zorlukları

İş akışları sürekli dikkat gerektirir. Sadece bir tane inşa edip sonsuza kadar mükemmel çalışmasını bekleyemezsiniz. Onu korumanız gerekiyor.

İş akışı bakımı zaman alıcı ve karmaşık olabilir. özellikle Sürekli iyileştirme ilkelerinizi uygulamadıysanız.

Ancak düzenli bakım yapılmaması ciddi sorunlara neden olur:

• Yanlış zaman/maliyet tahminleri
• Yanlış iletişim hataları
• Önemli adımları atlamak veya unutmak
• Test yapılmadan uygulanan veya gerektiğinde uygulanmayan onaylar
• Pahalı darboğazlar

Araba gibi bir iş akışını düşünün. Arabalar gerçekten kullanışlı ve verimlidir. Genellikle araba kullanarak yürümekten daha kısa sürede daha fazlasını yapabilirsiniz.

spektrum kablo paketleri

Üstelik her şeyi taşımak zorunda değilsiniz.

Ancak arabaların kontrole ihtiyacı var. Bazıları küçüktür; yeni lastikler, yağ değişimleri, emisyon testleri vb. Bazen yeni bir marş motoru veya fan kayışı gibi biraz daha fazla yatırım yapmanız gerekir. Kendi başlarına, bu şeyler gerçekten önemli değil.

Ancak yağ değiştirmeden çok uzun süre kaldıysanız düzenli bakımın ne kadar önemli olabileceğini tam olarak bilirsiniz.

İş akışı yazılım araçları ve satıcıları

Google iş akışını kullanıyorsanız (ki bunu yaptınız), tam olarak kaç tür iş akışı yazılımının bulunduğunu göreceksiniz. İş akışlarına yeni başladığınızda - ki öylesiniz - hangisinin en iyi değer için tam olarak ihtiyacınız olanı sunduğunu belirlemek zordur.

İşte favori iş akışı oluşturma araçlarımızdan birkaçı:

Havalandırmalı bu şekilde düzenli kalıyoruz. İle Havalandırmalı kişiselleştirilmiş görünümler, özel kanban panoları oluşturabilir ve kayıt oluşturmaktan e-posta göndermeye kadar her şeyi otomatikleştirebilirsiniz.

bakarım iş akışınızın ana hatlarını çizmek için mükemmel bir araçtır. bakarım Tüm ekibinizin (uzaktan veya şahsen) birlikte çalışarak inşa etmeniz gereken şeyi inşa edebileceği, işbirliğine dayalı bir beyaz tahta gibi davranır.

Gevşek hemen hemen her takımın evrensel mesajlaşma merkezidir. Ve neden olmasın? Gevşek Çalıştığınız hemen hemen tüm uygulamalarla entegre olur. Grup toplantılarına katılabilir, videolar kaydedebilir ve ekibinizdeki herkesle veya yalnızca biriyle dosya paylaşabilirsiniz. Ve GIF'ler var. İyi bir GIF'i kim sevmez?

Süreç Caddesi. Bunun geleceğini biliyordun, değil mi? Process Street iş akışları yaptığımız her şeyin merkezini oluşturur. PTO talepleri, katılım, yardım masası, bu sayfayı oluşturmak… Hepsi bir iş akışı kullanılarak yapılır. Ve Zapier veya birinci taraf Otomasyonlarımız aracılığıyla tüm bu iş akışları Slack, Airtable ve yazılım paketimizin geri kalanına bağlanabilir.

Bir iş akışı neye benzer?

Bu bir sürecin taslağıdır:

Spesifik olarak bu, içerik oluşturma sürecimizin ana hatlarıdır. Bu sürecin iş akışında çok daha fazla adım, çeşitli koşullu yollar ve çok sayıda otomasyon bulunur.

Ama işte burada başladı. Bir ödevin başlangıcından yayına kadar izlenecek sekiz adım.

İçerik ekibinden birinden bu süreci açıklamasını isteseydiniz, bunun bu kadar kısa ve öz ya da bu kadar spesifik olmayacağına bahse girerim. Bazı adımlar ayrıntılı olarak ele alınacak, bazıları atlanacak ve açıklamanın kendisi muhtemelen doğrusal olmayan bir yapıya sahip olacaktır.

İnsanların beyni tam da bu şekilde çalışır. Bu nedenle iş akışını oluşturmadan önce sürecinizin ana hatlarını çizmeniz önemlidir.

Artık bu sekiz adımın her biri iş akışında bir bölüm haline geliyor. Daha sonra her adımı bireysel görevlere ayırıyoruz.

Örneğin, ilk adımda Writer bir atama alır ve iş akışı görevleri şuna benzer:

1. Konu seçilir (Slack aracılığıyla Airtable kaydı oluşturulur)
2. Son tarih belirlendi (Process Street iş akışı aracılığıyla takvime eklendi)
3. Yayınlanma tarihi ayarlandı (iş akışı aracılığıyla takvime eklendi)
4. Düzenleyici atandı (Airtable kaydı iş akışı aracılığıyla güncellendi)
5. Tasarım ekibi atanır (Airtable aracılığıyla Airtable kaydı oluşturulur)
6. Yazar atamayı alır (bildirim Slack ve Process Street aracılığıyla alınır)

Bu altı görevin her biri tek bir eyleme bölünmüştür. Bu, süreci basitleştirir ve hiçbir şeyin atlanmamasını sağlar. Bu otomasyonlar olmasaydı, yanlışlıkla bir son tarih belirlemek ancak yayın tarihini ayarlamak çok kolay olurdu.

Bu tarihler herkes için manuel olarak girilirse, her ekip üyesi farklı son tarihler üzerinde çalışmak zorunda kalabilir ve bu da ileride büyük darboğazlara neden olabilir.

İş akışlarınızdan en iyi şekilde nasıl yararlanabilirsiniz?

İş akışının bir araç olduğunu unutmayın. Bu kullanışlı ve çok yönlü bir araçtır ancak her şeyi yapamaz.

İş akışınızı oluştururken üzerinde çalıştığınız süreç ve elde etmek istediğiniz sonuç hakkında net bir anlayışa sahip olmanız gerekir. Hangi görevlerin otomatikleştirilebileceğini ve hangilerinin daha uygulamalı bir yaklaşıma ihtiyaç duyduğunu belirleyin.

En önemlisi üzerinde çalışmaya devam edin. İyi bir iş akışı sürekli değişiyor çünkü süreçleriniz ve ihtiyaçlarınız sürekli değişiyor. İş akışınızda bir şey gereksiz veya alakasız hale geldiyse ondan kurtulun. Sürece yeni bir adım eklerseniz, bunu iş akışınıza da eklediğinizden emin olun.

İyi bir iş akışı işi daha karmaşık değil, daha kolay hale getirmelidir.