Oliver Peterson 6 Temmuz 2022 Ticari Faaliyetler Veri toplama olmadan sürekli iyileştirme, işaretler veya harita olmadan ülkeyi baştan başa geçmeye benzer.
Veri toplama, iyileştirmeler yapmak için hayati öneme sahiptir çünkü bu olmadan başlangıçta herhangi bir sorunun var olduğuna dair gerçek bir kanıt yoktur.
Neden iyileştirmeler yapıyorsunuz? Bu gerçekten bir sorun mu, yoksa şu anda sadece hayal kırıklığından mı bozuluyorsunuz?
Evet, hayal kırıklığınız size temel sorunun ne olduğuna dair ipuçları verebilir, ancak yalnızca duygularınıza güvenmek uzun vadede size doğru sonuçlar vermeyecektir.
Veri toplamanın yardımcı olabileceği yer burasıdır. Analitik özelliğimiz, herhangi bir sürecin mevcut durumunun nesnel, tarafsız bir resmini çizmek ve geliştirilebilecek potansiyel alanların vurgulanmasına yardımcı olmak için kullanılabilir.
O halde süreç optimizasyonuna yönelik 5 sürekli iyileştirme adımımızı inceleyerek başlayalım:
- Adım 1: Geliştirilecek süreci belirleyin
- Adım 2: Etkinliği değerlendirin ve iyileştirmeleri belirleyin
- 3. Adım: Süreç iyileştirmelerini uygulayın
- 4. Adım: Güncellenen süreci test edin ve izleyin
- 5. Adım: Süreci otomasyonla optimize edin
Adım 1: Geliştirilecek süreci belirleyin
Hiçbir süreç mükemmel değildir, ancak sürekli olarak sorun yaşamanıza neden olabilecek bazı süreçler vardır. Başlamanız gereken yer orası.
Sizin ve ekibinizin zamanını ve kaynaklarını en çok boşa harcayan süreci not edin.
O halde aşağıdaki soruları yanıtlayarak bu süreci tam olarak anlamanız gerekir:
- Sürecin amacı nedir?
- Ne zaman başlıyor ve bitiyor?
- Süreç içindeki bireysel faaliyetler nelerdir?
- Hangi departmanlar/çalışanlar katılıyor?
- Adımlar arasında hangi bilgiler taşınır?
Bu soruların yanıtları, süreci oluşturan tüm unsurların vurgulanmasına yardımcı olmalı ve bu sürecin ulaşmaya çalıştığı belirli hedeflerden başlayarak, süreci optimize etmek için en iyi yaklaşımın nasıl uygulanacağını açıklığa kavuşturmalıdır.
Süreçlerinizi neden belgelemelisiniz?
Devam etmeden önce kendinize şunu sormanız önemlidir: Süreç belgelerim ne kadar iyi?
Hangi süreçlerin güncellenmesi gerektiğini biliyor olabilirsiniz, ancak açık süreç belgelerine sahip olmadığınız sürece sürekli iyileştirme esasen imkansızdır.
ms kelime sayısı karakterleri
Sürekli iyileştirme, yalnızca bir şeyin daha önce nasıl çalıştığına bakıp bunu yaptığınız değişikliklerle karşılaştırdığınızda işe yarar. Açıkça yazılmış, erişilebilir süreç belgelerine sahip olmak, sürekli iyileştirmeyi kolaylaştırmanın en iyi yoludur.
Adım 2: Etkinliği değerlendirin ve iyileştirmeleri belirleyin
Artık sürecinizi planladığınıza göre, onun etkinliğini değerlendirmenin ve hangi iyileştirmelerin en uygun olacağını belirlemenin zamanı geldi.
Sürecin güçlü ve zayıf yönlerini kaydederek başlayın. Bu, neyin işe yarayıp neyin yaramadığını ve nerede iyileştirmeler yapılabileceğini anlamanıza yardımcı olacaktır.
Nihai hedefe ulaşmak için bazı görevlerin hiç gerekli olmadığını bile görebilirsiniz. Bununla karşılaşırsanız, bu görevlerden bazılarını birleştirmeyi, hatta onlardan tamamen kurtulmayı düşünün. Başarmaya çalıştığı şey aşırı derecede karmaşık veya kafa karıştırıcı olabilecek bir süreçten ziyade kısa ve öz bir sürece sahip olmak her zaman daha iyidir.
3. Adım: Süreç iyileştirmelerini uygulayın
Sürecinizi iyi bir şekilde belgelediyseniz veya daha iyisi bir süreç yönetimi yazılımı kullanıyorsanız, bu görev, sürecinizde adım adım ilerlemek ve ilerledikçe değişiklik yapmak kadar kolay olmalıdır.
Sürekli iyileştirme için en iyi uygulama, her değişiklik yaptığınızda sürecin yeni versiyonlarını yinelemektir. Bu, bazı şeylerin bozulmasını önlemeye yardımcı olur ve bir sürecin farklı sürümleri arasındaki verileri izlemeyi ve karşılaştırmayı kolaylaştırır; böylece değişikliklerin gerçekten iyileştirme olup olmadığını doğru bir şekilde belirleyebilirsiniz.
Başka bir ipucu da her yinelemede yaptığınız değişikliklerin basit bir kaydını tutmaktır; böylece bilgi paylaşımı daha kolay olur ve herkesin hangi değişikliklerin, kim tarafından ve ne zaman yapıldığını anlamasını sağlar.
4. Adım: Güncellenen süreci test edin ve izleyin
Test yapmak önemlidir, en önemlisi hiçbir şeyi kırmadığınızdan emin olmak için. İdeal olarak gerçek dünya koşullarına olabildiğince yakın bir şekilde süreci gerçekleştirin ve her şeyin beklendiği gibi çalıştığından emin olun.
Sürecin nihai hedefini düşünün; buna hâlâ ulaşılıyor mu?
Süreç iyileştirmelerinin işlevsel olduğunu belirledikten sonra herhangi bir değişikliğin başarısını değerlendirmek için veri toplamaya başlayabilirsiniz.
Process Street Analytics'i Kullanma
Süreçlerinizin, ekibinizin veya müşterilerinizin performansını görüntüleyebilmek, yaptığınız değişikliklerin gerçekten daha etkili olup olmadığını anlamak açısından kritik öneme sahiptir.
Görev ilerleme durumu ve aktif/tamamlanmış iş akışı çalıştırmaları gibi bilgiler, darboğazları tespit etmenize ve ekibinizin değişikliklere nasıl tepki verdiğine dair fikir edinmenize yardımcı olabilir.
Process Street'in Analytics özelliği hakkında daha fazla bilgi edinmek için burayı tıklayın.
5. Adım: Süreci otomasyonla optimize edin
Bu noktada, temelde işiniz bitti. İyileştirmeleri belirlediniz ve uyguladınız; başarıyı değerlendirmek için zaman içinde bu değişiklikleri takip edebilmelisiniz.
Ancak daha da ileri gitmek ve iş akışı yönetimi yazılımınızdan en iyi şekilde yararlanmak istiyorsanız, hangi görevlerin (varsa) otomatikleştirilebileceğini düşünmenin zamanı geldi.
Öncelikle – bunu aradan çıkarmak için – eğer kağıt kullanıyorsanız, dijital süreç yönetimine geçerseniz neredeyse kesinlikle verimlilik artışı göreceksiniz.
microsoft pinini çevrimiçi değiştir
Geri kalanlarınız için, uygulamalar arasında veri aktarıyorsanız (örneğin, Dropbox dosyalarını Google Drive'a manuel olarak eklemek), yerel Otomasyonlarımızdan biriyle manuel görevleri ortadan kaldırıp kaldıramayacağınızı görmelisiniz.
Ayrıca Zapier, Power Automate ve make.com çünkü orada bir sürü otomasyon mevcut.
5 sürekli iyileştirme adımımız hakkında ne düşünüyorsunuz? Atladığımız ipuçları var mı? Aşağıdaki yorumlarda bize bildirin!
