Excel'de İş Akışı Nasıl Oluşturulur

Microsoft Excel iş akışları var olan gerçek bir şeydir. Bunu biliyor muydun? Yapmadım. Excel'in sadece tablo ve grafik oluşturmak için olduğunu sanıyordum ama bu doğru!

Aslında Excel'i kullanarak iş akışları oluşturabilirsiniz. Ayrıca özellikle karmaşık olmasına da gerek yok. Bunun çok zor olacağını düşünmüştüm, ancak 15 basit adım izlenerek temel bir iş akışı oluşturulabilir.

Bu makalede, Excel iş akışı oluşturma adımlarını ve bunları ne için kullanabileceğinizi anlatacağım.

Ayrıca Excel iş akışlarının modern iş akışı dünyasında gerçekten güncel olup olmadığını tartışacağız ve bazı harika alternatiflere bakacağız.

Hadi gidelim!

İş akışı nedir?

Başlamak için temel konulara geri dönelim ve iş akışının gerçekte ne olduğunu açıklayalım.

İş akışı, belirli bir süreci tamamlamak veya belirli bir hedefe ulaşmak için gerekli olan birbirine bağlı adımlar veya görevler dizisidir. Bir kuruluş veya bireyin çalışma ortamındaki faaliyetlerin, bilgilerin ve kaynakların akışını temsil eder.

İş akışları, tekrarlanan veya karmaşık görevleri kolaylaştırmak ve otomatikleştirmek, işin verimli ve tutarlı bir şekilde ilerlemesini sağlamak için tasarlanmıştır. Bir süreçte yer alan farklı faaliyetler arasındaki sırayı, bağımlılıkları ve etkileşimleri tanımlayan yapılandırılmış bir çerçeve sağlarlar.

İş akışları, karmaşıklığa ve süreci destekleyecek araç veya yazılımların varlığına bağlı olarak manuel veya otomatik olabilir. Yazılım uygulamaları veya iş akışı yönetim sistemleri de dahil olmak üzere otomasyon araçları, manuel çabayı ve insan hatasını azaltarak görevlerin otomatikleştirilmesine ve kolaylaştırılmasına yardımcı olabilir.

Excel'de iş akışı nasıl oluşturulur

Excel ile iş akışları oluşturmak, iş akışı yazılımını kullanmak kadar kolay değildir çünkü Excel bir iş akışı aracı olarak tasarlanmamıştır; bir elektronik tablo aracıdır. Ancak yine de yollar var yapabilirsin hatta Excel'i kullanarak iş akışlarını otomatikleştirin; o halde gelin işleme adım adım bakalım.

quickbooks ücretlerinden nasıl kaçınılır

1. Adım: İş akışını tanımlayın

İstediğiniz spesifik süreci veya görevi belirleyin Excel'i kullanarak kolaylaştırma . Veri girişi ve analizinden proje yönetimi veya envanter takibine kadar her şey olabilir.

2. Adım: Girişleri ve çıkışları tanımlayın

İş akışını başlatmak için gereken girdileri (veriler, formlar veya diğer kaynaklar) ve süreçten beklediğiniz çıktıları (raporlar, hesaplamalar veya bildirimler) tanımlayın.

3. Adım: Adımları planlayın

İş akışını bireysel adımlara veya aşamalara ayırın. Her adımın sırasını ve bağımlılıklarını göz önünde bulundurun. Karmaşık iş akışlarında süreci görselleştirmek için akış şemaları veya diyagramlar kullanmanız gerekebilir.

4. Adım: Çalışma sayfaları oluşturun

Yeni bir Excel çalışma kitabı açın ve iş akışınızdaki her adım için çalışma sayfaları oluşturun. Her çalışma sayfasına amacını temsil edecek şekilde açıklayıcı bir ad verin.

5. Adım: Veri giriş formlarını tasarlayın

İş akışınız 6. Adımı içeriyorsa: Verileri girin

Uygun çalışma sayfalarına veya formlara veri girmeye başlayın. İş akışınıza bağlı olarak verileri manuel olarak girmeniz veya harici kaynaklardan içe aktarmanız gerekebilir.

7. Adım: Formülleri ve işlevleri kullanın

Hesaplamaları, veri işlemeyi ve veri analizini otomatikleştirmek için Excel'in formüllerinden ve işlevlerinden yararlanın. Gibi işlevleri kullanın

• TOPLA
• ORTALAMA
• EĞER
• DÜŞEYARA

Hesaplamalar yapmak ve istenen çıktıları üretmek için.

8. Adım: Biçimlendirmeyi ve koşullu biçimlendirmeyi uygulayın

Okunabilirliği artırmak için verilerinizi uygun şekilde biçimlendirin. Verilerinizdeki belirli koşulları veya kalıpları vurgulamak için koşullu biçimlendirmeyi kullanın.

9. Adım: Görselleştirmeler oluşturun

Excel teklifleri verilerinizi görsel olarak temsil etmek için çeşitli grafik türleri. Önemli bilgileri daha erişilebilir bir şekilde özetlemek ve sunmak için çizelgeler veya grafikler oluşturun.

Excel'deki iş akışlarının basitten karmaşığa kadar değişebileceğini unutmayın. Basit bir süreçle başlayın ve Excel'in özelliklerini ve yeteneklerini tanıdıkça yavaş yavaş karmaşıklığı artırın. Hatta bazıları var kontrol edebileceğiniz şablonlar !

Excel iş akışı kullanım örnekleri

Excel, sektörler ve işlevler genelindeki çeşitli iş akışı kullanım durumlarına uygulanabilecek çok yönlü bir araçtır. Excel iş akışlarının verimliliği önemli ölçüde artırabildiği ve süreçleri kolaylaştırabildiği beş yaygın kullanım örneği aşağıda verilmiştir:

Veri girişi ve analizi

Excel, yapılandırılmış veri giriş formları oluşturarak, veri doğrulama uygulayarak ve formüller ve işlevler kullanarak veri girişi ve analiz görevlerinde yaygın olarak kullanılır. Hesaplamaları otomatikleştirebilir, veri analizi yapabilir ve raporlar oluşturabilirsiniz.

Proje Yönetimi

Excel, proje yönetimi için değerli bir araçtır; projeyle ilgili verileri planlamanıza, ilerlemeyi izlemenize ve yönetmenize olanak tanır. Proje programlarını görselleştirmek için Gantt şemaları, görev listeleri ve zaman çizelgeleri oluşturabilirsiniz.

Kilometre taşlarını, son teslim tarihlerini ve kritik yolları vurgulamak için kullanılabilecek koşullu biçimlendirmeye sahiptir. Proje verilerini formüller ve işlevlerle entegre ederek hesaplamaları otomatikleştirebilir, kaynak tahsisini izleyebilir ve proje giderlerini takip edebilirsiniz.

Bütçeleme ve finansal planlama

Excel, bütçeleme ve finansal planlama iş akışları için yaygın olarak kullanılır. Kapsamlı bütçe şablonları oluşturabilir, giderleri izleyebilir, gelirleri tahmin edebilir ve finansal oranları hesaplayabilirsiniz.

SUM, ORTALAMA ve IF gibi yerleşik işlevleri hesaplamalar yapmanızı ve finansal verileri analiz etmenizi sağlar. Çalışma sayfalarını bağlayarak ve Excel'in veri doğrulamasını kullanarak doğru ve tutarlı finansal planlama sağlayabilirsiniz.

Envanter yönetimi

Envanter yönetimi iş akışları için envanter seviyelerini, stok hareketlerini ve yeniden sipariş noktalarını takip edebilir ve yönetebilirsiniz. Koşullu biçimlendirme özelliği, düşük stok seviyelerini veya yaklaşan yeniden sipariş tarihlerini vurgulayabilir. Formülleri ve işlevleri kullanarak yeniden sipariş miktarı ve toplam envanter değerlemesi gibi envanter hesaplamalarını otomatikleştirebilirsiniz.

İnsan kaynakları

Excel, çalışan veri yönetimi, katılım takibi, çalışanların katılımı ve performans değerlendirmeleri de dahil olmak üzere insan kaynakları (İK) iş akışları için değerlidir. Çalışan veritabanları oluşturmak, kişisel ayrıntıları kaydetmek, izinleri takip etmek ve maaş bordrosunu hesaplamak için kullanılabilir.

Formülleri ve işlevleri kullanarak katılım hesaplamalarını otomatikleştirebilir, raporlar oluşturabilir ve İK analitiğini gerçekleştirebilirsiniz. Süresi geçmiş değerlendirmeleri veya eğitim gereksinimlerini belirlemek için koşullu biçimlendirme kullanılabilir.

Excel iş akışı özellikleri

Kullanım örneklerinde halihazırda gördüğümüz bazı Excel özelliklerinin yanı sıra gerçekten yararlı olanların bir dökümünü burada bulabilirsiniz:

Veri girişi ve doğrulama

Excel, veri girişi için kullanıcı dostu bir arayüz sağlar. Excel'in Veri Doğrulama, açılır listeler ve giriş kısıtlamaları gibi özelliklerini kullanarak özel veri giriş formları tasarlayabilirsiniz. Bu, çalışma kitabına girilen verilerin belirli kurallara uymasını veya önceden tanımlanmış ölçütlere uygun olmasını sağlar.

Hesaplamalar ve formüller

Temel aritmetik işlemleri gerçekleştirmek, verileri toplamak, koşullu hesaplamalar gerçekleştirmek ve daha fazlasını yapmak için formülleri kullanabilirsiniz. Bu hesaplamalar, çıktılar oluşturmak ve süreçleri kolaylaştırmak için iş akışınıza yerleştirilebilir.

Koşullu biçimlendirme

Koşullu biçimlendirme, verileriniz içindeki belirli koşulları veya kalıpları vurgulamanıza olanak tanır. Kurallar oluşturarak hücreleri tanımladığınız kriterlere göre otomatik olarak biçimlendirebilirsiniz.

Bu, önemli verileri, hataları veya eğilimleri görsel olarak tanımlamak ve bilgilerin analiz edilmesini ve yorumlanmasını kolaylaştırmak için yararlı olabilir.

Veri analizi

Büyük veri kümelerini verimli bir şekilde analiz etmenize ve dönüştürmenize olanak tanıyan PivotTable'lar, Power Query ve Power Pivot gibi çeşitli veri analiz araçları vardır. Bu araçlar, anlamlı içgörüler elde etmek için verileri filtrelemenize, sıralamanıza, gruplandırmanıza ve özetlemenize yardımcı olabilir.

Koşullu mantık ve otomasyon

IF ifadeleri, iç içe geçmiş işlevler ve makrolar gibi koşullu mantık işlevleri ve özellikleri, süreçleri otomatikleştirmenize ve karar verme iş akışları oluşturmanıza olanak tanır.

Koşullu mantığı ayarlayarak Excel'e belirli koşullara göre farklı eylemler gerçekleştirmesi talimatını verebilirsiniz. VBA kullanılarak oluşturulan makrolar, tekrarlanan görevleri otomatikleştirmenize ve tek tıklamayla bir dizi eylemi yürütmenize olanak tanır.

Excel neden iş akışları oluşturmak için en iyi yer değil?

Excel belirli iş akışları için yararlı bir araç olsa da karmaşık veya ölçeklenebilir iş akışları için onu daha az uygun hale getirebilecek sınırlamalar vardır. Belirli senaryolarda Excel'in iş akışları için en iyi seçim olmayabilmesinin birkaç nedeni şunlardır:

Sınırlı ölçeklenebilirlik

Excel'in ölçeklenebilirliği, verilerin boyutu ve karmaşıklığı ile çalışma kitabına erişen kullanıcı sayısıyla sınırlıdır.

Büyük veri kümeleri veya kapsamlı hesaplamalar içeren iş akışları, performans sorunlarına neden olabilir ve uygulamayı yavaşlatabilir. İş akışının karmaşıklığı arttıkça ve kullanıcı sayısı arttıkça Excel daha az verimli hale gelebilir ve hatalara daha açık hale gelebilir.

Gerçek zamanlı işbirliği eksikliği

Excel, paylaşılan çalışma kitapları ve değişiklikleri izleme gibi işbirliği özellikleri sunsa da gerçek zamanlı işbirliği için tasarlanmamıştır. Birden fazla kullanıcı aynı Excel çalışma kitabı üzerinde aynı anda çalışamaz ve bir kullanıcı tarafından yapılan güncellemeler diğer kullanıcılar tarafından hemen görülemeyebilir.

Sınırlı iş akışı otomasyonu

Excel, formüller, işlevler ve makrolar aracılığıyla temel otomasyon yetenekleri sağlar. Ancak karmaşık ve sofistike otomatikleştirilmiş iş akışları oluşturmak, daha gelişmiş araçlara veya programlama dillerine ihtiyaç duyabilir.

Excel'in otomasyon yetenekleri, karmaşık koşullu mantık, dış sistemlerle entegrasyon veya karmaşık veri manipülasyonu içeren iş akışları için yeterli olmayabilir.

Veri bütünlüğü ve güvenlik riskleri

Excel dosyaları, özellikle birden fazla kullanıcının aynı çalışma kitabı üzerinde aynı anda çalıştığı durumlarda veri bütünlüğü sorunlarına yatkın olabilir.

Verilerin eş zamanlı düzenlenmesi, yanlış formül referansları veya yanlışlıkla silinmesi veri tutarsızlıklarına ve hatalara yol açabilir. Ayrıca dosyalar sağlam güvenlik özelliklerinden yoksun olabilir ve bu da onları yetkisiz erişime veya veri ihlallerine karşı savunmasız hale getirebilir.

sayfa sonu kısayol tuşu

Excel iş akışlarına alternatifler

Excel iş akışları sizin için iyi çalışıyorsa harika! Geçit töreninize yağmur yağdırmak için burada değilim. Kendiniz ve ekibiniz için en iyisi neyse onu yapın. İleri gidin!

Ancak Excel iş akışlarını denediyseniz ve bunlar sizin için uygun değilse şu alternatifi düşünün: iş akışı yönetimi yazılımı.

İlk bölümde iş akışlarını tanımlarken biraz değinmiştim ama biraz daha yakından bakmakta fayda var. Excel iş akışı yönetimi için tasarlanmamıştır. Bunu yapma kabiliyetine sahip olsa da, kurulumu ve bakımı gerçekten çok hızlı bir şekilde karmaşık hale gelebilir.

İş akışı yönetimi yazılımı, bina otomasyonu iş akışlarını hızlı ve kolay hale getirmek için tasarlanmıştır. Çok daha kullanıcı dostudurlar, Excel ile aynı özelliklerin çoğuna sahiptirler ancak daha az manuel kuruluma sahiptirler ve gerçek zamanlı işbirliğine olanak tanırlar.
Process Street, Excel yerine kullanabileceğiniz mükemmel bir iş akışı aracıdır; onu çalışırken görmek ve ne kadar farklı olduğunu deneyimlemek istiyorsanız ücretsiz demo rezervasyonu yapın! Ekibin bir üyesi size bunun nasıl çalıştığını ve iş akışlarınızı nasıl geliştirebileceğini memnuniyetle gösterecektir.