Süreç Nedir? Sıradan İnsanlar için Sıkıcı Olmayan Bir Kılavuz

Süreçler ilk düşündüğünüzden çok daha ilginç. Bu bir tür şaka değil; ilginçler, yemin ederim. Peki süreç nedir?

Her ne kadar onlar tanımlanmış gibi Belirli bir sonuca ulaşan bir olaya yanıt olarak başlatılan birbiriyle ilişkili iş görevleri koleksiyonu Kurumsal sakinleştiricileri bir kenara bırakıp sürecin ne olduğunu ve süreçlerin neden önemli olduğunu anlamamıza yardımcı olacak bir miktar arka plan var.

İlk olarak, birkaç süreç örneği:

• Mağazanın temizlenmesi
• Bir e-posta adresi bulma
• Yazılımı dağıtma
• Müşteri profili oluşturma
• Yeni bir çalışanın işe alınması
• Düğün planlamak

Peki neden bu süreçler? Neden bunlar sadece yapılması gereken işler değil? Önemli olan şu ki, bir süreci resmileştirdiğinizde iş akışını üretkenliği göz önünde bulundurarak düşünürsünüz ve bu, yürütmeyi ve optimize etmeyi kolaylaştırır.

word'de bölüm nasıl kaldırılır

İlk iş süreci

Bir iş sürecinin bilinen en eski tanımı İskoç iktisatçılardan gelmektedir. Adam Smith . Fikrini en basit unsurlarına ayırarak 1776'da tarif edildi Teorik bir iğne fabrikasında, bir iğnenin üretilmesi için 18 ayrı kişinin dahil olduğu bir iş süreci:

Bir adam teli çeker, diğeri düzeltir, üçüncüsü keser, dördüncüsü işaret eder, beşincisi kafayı almak için tepesini taşlar: kafayı yapmak için iki veya üç farklı işlem gerekir: onu takmak bir belirli bir iş, iğneleri beyazlatmak başka bir şeydir... ve önemli bir iğne yapma işi, bu şekilde, yaklaşık on sekiz farklı işleme bölünmüştür; bazı imalathanelerde bunların hepsi farklı eller tarafından gerçekleştirilir, diğerlerinde ise bazen aynı adam tarafından gerçekleştirilir. bunlardan ikisini veya üçünü gerçekleştirin.

Raptiyelerin kaç kişi tarafından yapıldığı veya süreçte kaç adım olduğu neden umurumuzda olsun ki? Smith bunu buldu Bir süreç oluşturup adımları bireysel uzmanlara atayarak üretkenliği artırdınız %24.000 .

18. yüzyıldan kalma bir iğne fabrikasının işleyişi ve Adam Smith'e iş sürecinin ilk tanımını yazmaya ilham veren görüntü.

5 kat daha hızlı çalışmak için süreçleri kullanma

İşbölümü için bir süreç gerekiyor çünkü iş artık tek kişinin kafasında kalmıyor.

Tam yığın pin mühendisi, süreci yazmak için iyi bir kişi olabilir, ancak bunu baştan sona tek başına yürütmemelidir; iş, pin uzmanları arasında, yani pin tellerini kesen kişi arasında paylaştırıldığında 240 kat daha verimli olur. tüm gün, solo broş ustası zanaatkardan daha az yanılabilir. Pimler hakkında konuşmayı bırakalım.

1907 yılında bir kış sabahı, Henry Ford Charles E. Sorensen'i götürdü Piquette Bulvarı Fabrikası Detroit'te Amerika'nın ilk seri üretilen uygun fiyatlı arabasının doğum yeri olacak boş bir bina. Yapım şefine tamamen yeni bir işe başlayacağız dedi.

Detroit, Michigan'daki Piquette Avenue Fabrikası. Dünyanın en etkili iş süreci uygulamasının sitesi.

Ford yeni bir süreç fikrini açıkladı. Tek bir zanaatkarın tek başına bir ürün yaratması yerine herkese 84 basit, tekrarlayan işten birini yapması öğretildi. Ford, süreçlere yönelik bu yeni yaklaşımla üretim süresini kısalttı. Model T 12,5 saatten 2,5 saate düştü.

Bu sadece Ford'un banka hesabı için bir zafer değildi, aynı zamanda sadece otomobil veya üretim tarihinde değil, tüm iş tarihinde meydana gelen en devrimci anlardan biriydi.

Her işletmenin ihtiyaç duyduğu üç tür süreç

Bunu biliyorsun süreçler baştan sona yürütülecek bir dizi mantıksal talimattır , ancak üç tür süreç olduğunu biliyor muydunuz? Bunlar:

• Yönetim süreçleri
• Operasyonel süreçler
• Destekleyici süreçler

Yönetim Süreçleri

Yönetim süreçleri, bir görevi baştan sona üstlenmeye, şirket operasyonlarının geleceğini planlamaya ve projelendirmeye odaklandıkları kadar odaklanmış değildir.

Yönetim sürecine bir örnek, bir PR lansman kampanyası için pazarlama ekibinin zamanını ve enerjisini en iyi şekilde nasıl organize edeceğini planlayan bir CEO olabilir. Süreç kısmı kaynakların tahsis edilmesi, zaman dilimlerinin tanımlanması ve sistemlerin yerinde ve optimize edilmiş olup olmadığının kontrol edilmesi olacaktır.

Operasyonel süreçler

Operasyonel süreçler temel iş sürecinizle ilgilidir. Bir tişört şirketiyseniz temel operasyonel süreçlerinizden biri telefonla sipariş almaktır. Bir diğeri ise üretilen tişörtlerin sevk edilmek üzere çıkarılmasıydı.

word'de başlık nasıl kaldırılır

İşletmeniz özünde ne yaparsa yapsın, işinizi ölçeklenebilir ve verimli kılmak için su geçirmez süreçler bulunmalıdır.

Destekleyici Süreçler

Sürpriz sürpriz — destekleyici süreçler, yönetim ve operasyonel süreçleri destekler. Şirket, performansı desteklemek için bu süreçlere güveniyor. planlama Ve yapmak işin parçaları. Teknik destek, çalışanların işe alımı veya stajyer alımı gibi süreçlerdir.

Bunlar şirketin para kazanmak için yaptığı şeyler olmasa da, ana gelir akışını kolaylaştırır ve yönetim süreçlerinin yönetilecek bir şeye sahip olmasını ve operasyonel süreçlerin mümkün olduğu kadar sorunsuz olmasını sağlar.

Bir sürecin anatomisi

Bir süreç kağıt üzerinde (veya umarım dijital olarak) belgelendiğinde, standart bir işletim prosedürü belgesi biçiminde yapılır. Bunlar 18 saatlik bir uçuşta okuyacağınız türden şeyler olmasa da süreçlerin anlaşılmasını, dağıtılmasını, öğretilmesini ve optimize edilmesini çok daha kolay hale getirir.

Bir SOP şunları içerebilir:

• Başlığı, tarihi, yazarı ve kimliği içeren bir başlık
• Talimatların adım adım listesi
• Her görevin yürütülmesinden sorumlu ekip veya kişi
• Kullanıcının ihtiyaç duyacağı kaynaklar (ekipman, para, zaman, destek ekipleri)
• Diğer SOP'lara referanslar

Tipik olarak işletmeler ve devlet kurumları karmaşık SOP dokümantasyonu oluşturacaktır. Tıklamak Burada UNICORN kontrollü sistemlerle çalışan çalışanlar için General Electric tarafından oluşturulan bir dizi SOP'ye giriş belgesi örneği için. Kod numarası ve SOP tanımlarından oluşan bir tablonun yanı sıra terminoloji açıklamalarının da bulunduğunu fark edeceksiniz.

Bir araç satın almak için gerçek bir SOP'tan alıntı alın Burada . Yine çok kapsamlıdır ve birçok işletmenin SOP'nin su geçirmez olduğundan emin olmak için kullandığı tarzın aynısını kullanır.

… Ancak bazen bir SOP bu kadar karmaşık olmayabilir.

Daha küçük şirketler, işin yapılmasını sağlayan verimli süreçler yazar ve bunları manuel olarak oluşturacak SOP yazılımıyla yazıldıklarında yazara ve SOP ID'ye daha az ihtiyaç duyulur. Aynı şey artık köprülerle yapılan referanslar bölümü için de geçerli. Aşağıda Process Street tarafından oluşturulan basit bir SOP yer almaktadır:

Süreçlerin çözdüğü sorunlar

Kontrol Listesi Manifestosu'nda — konuşmayı bırakamadığımız bir kitap hakkında — Atul Gawande, Johns Hopkins hastanesinde bir güvenlik sürecini nasıl uyguladığını anlatıyor.

Basit görünüyordu ve robotik cerrahi gibi diğer fikirleri kadar havalı değildi. Ancak gerçekte uygulanabilecek en etkili araçtı ve sadece bir kağıt parçasıydı.

Kontrol listesinin uygulanmasının ardından ankete katılan hastanedeki sağlık personelinin %78'i, kontrol listesinin hataları önlediğini fark ettiklerini söyledi. Ve nihai kanıt: Cerrahların %93'ü, eğer ameliyathanede ameliyat oluyorlarsa, kontrol listesinin kendileri üzerinde kullanılmasını isterdi.

Bu süreç:

Bir sonraki örnek daha somut ve felakettir.

Yılın en sıcak gününün sabahı - 17 Temmuz 1865 - çoğunlukla çocuklarla dolu iki tren Pennsylvania'nın Whitemarsh Kasabasında çarpıştı, yaklaşık 60 kişi öldü ve 100'den fazla kişi yaralandı.

Bilinmeyen bir sanatçının 1856 tarihli Büyük Tren Kazası tablosu

Neden? Vikipedi'de var listelenmiş 'insan hatası' olarak.

Trenler kaldırabileceğinden çok daha fazla vagon çekiyordu, bu da sürücülerin devam etmek için ihtiyaç duydukları motor basıncını yeniden kazanmak için periyodik olarak durmak zorunda kaldıkları anlamına geliyordu. Bu dengesiz davranış nedeniyle tren tarifeye uygun değildi ve bunu çevredeki istasyonlara iletmedi.

Sürücü, kaybettiği zamanı telafi edip programa sadık kalabileceğini düşündü, bu yüzden motoru çalıştırdı, alternatif bir yol izledi ve yoldan kurtulacağını düşündü. Aramingo , aynı saatlerde Wissahickon'dan başka bir tren kalkıyor.

Kör bir virajda iki trenin kazanları çarpıştı ve 5 mil öteden duyulan bir patlamaya neden oldu. Kazanlara en yakın üç vagon parçalara ayrıldı, geri kalanı alev aldı ve raydan çıktı.

microsoft word'den belgeleri nasıl silersiniz?

Bu felakete tepki olarak Kuzey Pensilvanya Demiryolu süreçlerini ayarladılar. İki yönde giden iki trenin aynı yolu paylaşmayacağına karar verdiler ve yakındaki istasyonlarla telgraf iletişimi zorunlu hale getirildi.

İşletmenizdeki süreçleri kullanma

Günümüzde işletmeler, süreçler üzerinde düşünmeden önce (genellikle) felaketle sonuçlanıncaya kadar beklemiyorlar. Süreçleri resmi olarak kullanmıyorsanız hiçbir zaman çok erken değildir.

Kendinize ücretsiz bir Process Street hesabı edinin ve süreçler oluşturmaya, işinizi sistemleştirmeye ve görevleri bölmeye başlayın. Gördüğümüz gibi süreçler verimliliği %24.000 oranında artırabilir.

Elde etmek İş Süreçleri Yönetimine İlişkin Tam Kılavuz

Ekibiniz belirsiz sorumluluklar nedeniyle teslim tarihlerini kaçırıyor mu?

Yeni çalışanların işe alınması ve eğitilmesi çok mu uzun sürüyor?

Süreçleri uygulayan şirketlerin başarı oranı %280 daha yüksek projelerinde (%95) ve olmayanlarda (%25).

Ekibinizin çalışmasını sistemleştirerek, darboğazları ortadan kaldırarak ve zaman ve çaba israfını ortadan kaldırarak bir haftadan kısa sürede maliyetleri düşürmeye başlayın.

Kitapta neler var?

• Süreç Nedir? Sıradan İnsanlar için Sıkıcı Olmayan Bir Kılavuz
• Süreçler İşletmenizi Çökmekten ve Yanmaktan Nasıl Korur?
• Sapkınlığın Normalleşmesi Şirketinize Neden Zarar Veriyor?
• İş Süreçleri Yönetimi Nedir? Gerçekten Basit Bir Giriş
• İş Süreci Analizi (Ağız Kırıcı Esneme Olmadan)
• Neden İş Süreci Modellemesiyle Uğraşmalısınız?
• Sadece Kağıt Kullanırken BPM Yazılımına Nasıl Geçilir?
• İş Sürecinin Yeniden Yapılanması: İşletmeniz Başarısız Olursa Ne Yapmalısınız?
• İş Sürecinde Dış Kaynak Kullanımı Küçük İşletmeniz İçin Uygun mu?