Bir işletme ancak doğru süreç yönetimiyle tam potansiyeliyle çalışabilir. Peki süreç yönetiminin gerçek tanımı nedir?
2020 salgını sırasında birçok işletme uzaktan çalışmaya geçerken, birçok süreç yönetimi de dijital hale geldi. Çalışanlar sonunda ofislerine dönerken süreç yönetimi de bulutta yeni bir yuva buldu.
Bu ani değişim ve süreç yönetimini mükemmelleştirmeye olan ilgiyle birlikte, süreç yönetiminin gerçekte ne olduğuna dair derinlemesine bir inceleme yapmaya değer. Dürüst olmak gerekirse bu değişimden fayda sağlayan bir şirket olarak bu konuda söyleyecek çok şeyimiz var.
Bu makalede süreç yönetimini tanımlayacağız, yararları ve zorlukları hakkında konuşacağız ve bunu işinize nasıl uygulayacağınız konusunda size tavsiyelerde bulunacağız.
Sonunda, başlamanıza yardımcı olacak ücretsiz bir şablon bile ekleyeceğiz.
Süreç yönetiminin tanımı
Peki süreç yönetimi tam olarak nedir?
Süreç yönetimi - veya iş süreci yönetimi (BPM) - kuruluşlar tarafından çeşitli iş süreçlerini analiz etmek, optimize etmek, izlemek ve kontrol etmek için kullanılan tekniktir.
takımlar nasıl yakınlaştırılır
BPM ile şirketler şunları yapabilir:
- Yinelenen süreçleri otomatikleştirin, böylece her zaman sorunsuz çalışsınlar
- Neyin doğru gittiğini, neyin yolunda gitmediğini görmek için geçmiş süreçleri analiz edin
- Farklı süreçlerdeki metrikleri izleyin
- Gelecekteki riskleri azaltmak için risk analizi yapın
- Önceki verileri kullanarak verimliliği ölçün
Neden süreç yönetimiyle uğraşasınız ki?
BPM her kuruluşun ihtiyaç duyduğu bir şeydir çünkü işinizi daha iyi anlamanıza yardımcı olur.
BPM'yi kullanarak tüm iş süreçlerinizi analiz ederek verimsizlikleri bulabilir ve bunları düzeltip optimize edecek çözümler üretebilirsiniz. Günlük operasyonların çok daha sorunsuz çalışmasını sağlar ve kaynak yönetimini geliştirir.
Ancak bunlar sadece küçük faydalardır.
Bunu yapmanın diğer faydaları çok büyüktür. Kuruluşunuza yalnızca zaman ve para tasarrufu sağlamakla kalmaz, aynı zamanda işletmenizin müşteri ve pazar taleplerine çok daha hızlı yanıt vermesini sağlar.
Süreç yönetimini açıkça tanımlamanın faydaları
BPM'nin tanımını anlamak, onu program ve proje yönetiminden daha iyi ayırt edebileceğiniz anlamına gelir. Üç süreç türü arasındaki farkı bilmek, hepsini etkili bir şekilde kullanabileceğiniz anlamına gelir.
word'de sayfa sonları nasıl görüntülenir
BPM'nin kuruluşunuz içinde yinelenen süreçlere yönelik olduğunu unutmamak önemlidir. Bunlar genellikle bir işletme içinde devam eden süreçlerdir ve çalışanların işe alımı gibi belirli bir sonu yoktur. Bu onun en büyük farklılaştırıcı faktörüdür.
Proje yönetimi belirli bir ürün veya hizmetin teslimidir. Bunun net bir başlangıcı ve sonu var. Projeler genellikle tekrarlanmayan tek seferlik işlerdir ve bir ekip aynı anda yalnızca bir proje üzerinde çalışabilir.
Program yönetimi diğer ikisinin arasında bir yerdedir. Farklı projeler arasındaki karşılıklı bağımlılıkların yönetilmesiyle ilgilenir. BPM gibi program yönetimi de genel olarak devam eder ancak BPM'den farklı olarak işle ilgili süreçleri bir bütün olarak ele almaz.
Süreç yönetimini kullanmanın faydaları
Süreç yönetimi, verimliliği artırmayı, maliyetleri düşürmeyi ve genel performansı artırmayı amaçlayan herhangi bir iş operasyonunun kritik bir yönüdür. Süreç yönetimini kullanmanın bazı önemli faydaları şunlardır:
Verimliliği arttırmak
Süreç yönetimini uygulamak, kuruluşların operasyonlarını kolaylaştırmasına, gereksiz görevleri ortadan kaldırmasına ve üretkenliği artırmasına olanak tanır. Açıkça tanımlanmış süreçlerle çalışanlar daha verimli çalışabilir, bu da zaman ve maliyet tasarrufu sağlar.
Devamlı gelişme
Süreç yönetimini kullanarak işletmeler, iyileştirme alanlarını belirlemek için süreçlerini sürekli olarak izleyebilir ve değerlendirebilir. Bu onların gerekli ayarlamaları yapmasına, iş akışlarını optimize etmesine ve performansı sürekli olarak artırmasına olanak tanır.
Gelişmiş müşteri hizmetleri
Gelişmiş verimlilik ve kolaylaştırılmış süreçlerle kuruluşlar daha iyi müşteri hizmetleri sağlayabilir. Siparişin yerine getirilmesi, şikayetin çözümü ve müşteri katılımı gibi süreçler standartlaştırılıp tutarlı bir şekilde yürütülebilir, bu da yanıt süresinin ve müşteri memnuniyetinin iyileşmesini sağlar.
Tasarruf
Süreç yönetimi, darboğazların, fazlalıkların ve verimsizliklerin belirlenmesine yardımcı olarak işletmelerin kaynak tahsislerini optimize etmelerine ve maliyetleri azaltmalarına olanak tanır. Gereksiz adımları ortadan kaldırarak ve manuel süreçleri otomatikleştirerek kuruluşlar önemli ölçüde maliyet tasarrufu sağlayabilir.
Geliştirilmiş karar verme
Süreç yönetimi, işletmelere operasyonlarına ilişkin gerçek zamanlı veriler ve öngörüler sağlar. Bu onların doğru bilgilere dayanarak bilinçli kararlar almasını sağlayarak daha iyi iş sonuçlarına ve stratejik hedeflere ulaşmalarına olanak tanır.
Süreç yönetimi türleri
Süreç yönetimi, iş hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olmak için çok şey yapabilir, ancak hangisinin sizin için en iyi olduğunu bilmek için farklı türlere aşina olmanız gerekir.
İş Süreçleri Yönetimi
Bu tür süreç yönetimi, bir kuruluş içindeki farklı departmanlar veya işlevler arasındaki iş süreçlerini ve iş akışlarını iyileştirmeye odaklanır. Süreçleri optimize etmeyi, verimliliği artırmayı ve bunları stratejik hedeflerle uyumlu hale getirmeyi amaçlar. İş süreci yönetimi yazılımı, bir süreç yönetimi sistemi kurmanıza yardımcı olmanın harika bir yoludur.
Proje Yönetimi
Proje yönetimi, belirli bir zaman çerçevesinde belirli hedeflere ulaşmak için belirli bir projenin planlanmasını, yürütülmesini ve izlenmesini içerir. Projelerin zamanında, bütçe dahilinde teslim edilmesini ve istenilen kalite standartlarını karşılamasını sağlar.
İş akışı yönetimi
İş akışı yönetimi, tanımlanmış bir süreç dahilinde görevlerin, faaliyetlerin ve onayların koordinasyonuna ve optimizasyonuna odaklanır. İşin verimli bir şekilde yönlendirilmesini, son teslim tarihlerine uyulmasını ve gerekli tüm adımların tamamlanmasını sağlar.
Program yönetimi
Program yönetimi, organizasyonel hedeflere ulaşmak için koordineli bir çaba olarak birden fazla ilgili projenin yönetilmesini içerir. Birden fazla projenin planlanmasını, yürütülmesini ve izlenmesini denetlemeyi ve bunların stratejik hedeflerle uyumunu sağlamayı içerir.
Robotik süreç otomasyonu (RPA)
RPA, tekrarlanan ve kurala dayalı görevleri otomatikleştirmek için yazılım robotlarının veya botların kullanımını içerir. Manuel müdahaleyi azaltarak ve hataları en aza indirerek verimliliği, doğruluğu ve hızı artırmayı amaçlamaktadır.
Ekibinizi süreç yönetiminin tanımı konusunda nasıl eğitebilirsiniz?
Ekip üyeleri değişime, çoğu yöneticinin onlara inandığından daha duyarlıdır. Ancak çoğu zaman BPM bir tür unut tavrıyla karşılanır. Çok az değişiklik var.
Ekibinizi süreç yönetiminin tanımı konusunda eğitmek söz konusu olduğunda, tanımı nasıl ifade ettiğinizden çok yaklaşımınız önemlidir. Kendinize şunu sorun:
- Neden ekibimin süreç yönetiminin tanımını bilmesini istiyorum?
- Ekip tanımı bilmekten nasıl faydalanacak?
- BPM'yi tartıştıktan sonra ekipten beklentilerim nelerdir?
- Ekibimin fikirlerini mi istiyorum, yoksa sadece genel olarak BPM'nin ne olduğunu bilmelerini mi istiyorum?
Ekibinizin yalnızca BPM'nin ne olduğunu bilmesini istiyorsanız yaklaşımınız muhtemelen doğru yaklaşım değildir.
Ekip üyeleriniz her gün yerleşik süreçlerle çalışan kişilerdir ve muhtemelen nelerin geliştirilebileceğini zaten biliyorlardır. Ekibinize süreç yönetimini tanıttığınızda, bu sizin için ekibinizle iletişim hattını açmanın bir yolu olmalıdır.
Bu noktadan sonra süreçleri iyileştirmeye yönelik fikirleriyle size rahatça gelmeliler. Fikirleri her zaman dinlenmeli.
Tanımlanan iş süreci yönetimi modelleri
İş süreci yönetimini modellemek, bir kuruluşun süreçlerini analiz edilebilecek, iyileştirilebilecek ve potansiyel olarak otomatikleştirilebilecek şekilde temsil etme eylemidir.
BPM modellerinin tüm fikri, ister mühendisler ister paydaşlar olsun, ona bakan herkes için anlamlı olacak şekilde düzenlenmiş bir sürecin fiziksel bir temsiline sahip olmaktır. Bunu bir zihin haritası gibi düşünün.
Süreç yönetimi modellerine örnekler
İş süreçlerinizi nasıl modelleyeceğiniz size bağlıdır, ancak başlamanıza yardımcı olacak birkaç köklü model vardır.
antetli kağıt nasıl yapılır
Akış şemaları
Muhtemelen en çok bilinen modeller olan akış şemaları basit ve yapımı kolaydır. Sadece oklarla birbirine bağlanan çeşitli şekilleri kullanarak, bir sürecin belirli bölümlerinin diğerine nasıl aktığını kolayca gösterebilirsiniz.
Bunlar genellikle basit süreçlerde veya daha karmaşık süreçlerin basitleştirilmesinde en iyi sonucu verir.
İş Süreci Modelleme Gösterimi
İş Süreci Modelleme Kavramı (BPMN), grafiksel bir gösterim kullanarak iş süreçlerini haritalandırır. Object Management Group (OMG) tarafından oluşturulan BPMN'nin hedefi, en karmaşık iş süreçlerini bile yazılım geliştiricilerden iş analistlerine kadar ekipteki herkes için anlaşılır kılmaktır.
Aslında ücretsiz olarak bir BPMN oluşturmayı öğrenebilirsiniz. OMG'nin web sitesi Eğer gitmek istediğiniz model buysa.
Gantt çizelgeleri
Gantt şemaları Amerikalı makine mühendisi Henry Gantt tarafından oluşturuldu ve 100 yılı aşkın süredir varlığını sürdürüyor. Bu grafikler, belirli görevlerin veya projelerin son tarihlerini izlemek için çubuklar kullandıklarından, zamana duyarlı süreçler için en iyi şekilde kullanılır.
Gantt şemaları sıralıdır ve anlaşılması çok kolaydır. Bugün hala yaygın olarak kullanılmalarının iyi bir nedeni var.
Veri akış diyagramları
Veri akış diyagramları (DFD'ler), veri akışlarını görselleştirmenize olanak tanır. DFD'ler akış şemaları gibi çalışır ancak genellikle çeşitli şekil ve renklerin net ve düzenli kalmasına yardımcı olmak için çok daha büyük bir anahtara sahiptir.
Bunlar, verilerin bir süreç içinde ve aynı zamanda süreçler arasında nasıl aktığını görmenize yardımcı olur. Bunlar genellikle paydaşlarınız için değil ekibiniz için daha iyidir çünkü ne kadar verinin temsil edildiğine bağlı olarak biraz karmaşık olabilirler.
wd5.iş günüm
Süreç yönetim sisteminin uygulanması
Bireysel süreçler için bile bir süreç yönetimi sisteminin uygulanmasının karmaşık olması gerekmez. Şu adımları uygulamanız yeterlidir:
Amaç ve hedefleri açıkça tanımlayın
Bu, yönetilmesi ve iyileştirilmesi gereken kritik süreçlerin belirlenmesi için temel sağlayacaktır. Süreç yönetimi sistemi ile genel iş stratejisi arasında uyumun sağlanmasıyla kuruluşlar, çabalarını önceliklendirebilir ve süreç optimizasyonu konusunda daha iyi kararlar alabilirler.
Mevcut süreçlerin haritasını çıkarın
Bu, her süreçte yer alan adımların, girdilerin, çıktıların ve paydaşların belgelenmesini içerir. Süreç haritalama çalışması, faaliyet sırasının görsel bir temsilini sağlar ve süreçlerdeki potansiyel darboğazların, verimsizliklerin ve fazlalıkların belirlenmesine yardımcı olur.
İyileştirme fırsatlarını belirleyin
Bu, her sürecin verimliliğini, etkililiğini ve performansını değerlendirerek yapılır. Süreçlerin başarısını ölçmek ve iyileştirme hedeflerine yönelik ilerlemeyi izlemek için temel performans göstergeleri (KPI'ler) tanımlanabilir.
Süreçleri optimize edin
Süreç iyileştirme, aşağıdakiler gibi çeşitli yaklaşımlarla sağlanabilir:
- Gereksiz adımların ortadan kaldırılması
- Manuel görevleri otomatikleştirme
- Rollerin ve sorumlulukların yeniden tanımlanması
- Endüstri standartlarından en iyi uygulamaları hayata geçirmek
Kuruluşlar, süreçleri sürekli izleyerek ve analiz ederek optimizasyon alanlarını belirleyebilir ve verimliliği artıracak değişiklikleri uygulayabilir.
Yeni bir süreç yönetim sisteminin uygulanmasındaki zorluklar
Yeni bir süreç yönetimi sisteminin uygulamaya konulması beraberinde bazı zorlukları da getirebilir. Kuruluşların bu süreçte karşılaşabileceği ortak engellerden bazıları şunlardır:
Değişime direnç
Yeni bir süreç yönetimi sisteminin uygulanması çoğu zaman zihniyette ve yerleşik iş akışlarında değişiklik yapılmasını gerektirir. Değişime direnç, mevcut süreçlere alışkın olan ve yeni çalışma şekillerini benimseme konusunda tereddüt eden çalışanlardan gelebilir.
Satın alma eksikliği
Bir süreç yönetim sisteminin başarılı bir şekilde uygulanması, kilit paydaşların desteğine ve katılımına dayanır. Karar vericiler ve liderler sistemin faydalarını tam olarak anlamaz veya sistemin değerini göremezlerse gerekli desteği ve kaynakları elde etmek zor olabilir.
google dokümanını word'e nasıl aktarırım
Sınırlı kaynaklar
Yeni bir sistemin uygulanması teknolojiye, eğitime ve kaynaklara yatırım yapılmasını gerektirir. Sınırlı bütçeler veya kaynak kısıtlamaları, gerekli araçların temin edilmesi ve uygulama sürecini yönlendirecek doğru kişilerin tahsis edilmesi açısından zorluklara neden olabilir.
Veri yönetimi
Bir süreç yönetimi sisteminin uygulanması genellikle büyük miktarda verinin toplanmasını ve analiz edilmesini içerir. Bu verileri etkili bir şekilde yönetmek ve düzenlemek, özellikle kuruluşların etkin veri yönetimi süreçlerine sahip olmaması durumunda zor olabilir.
Mevcut sistemlerle entegrasyon
Kuruluşlar halihazırda yerleşik sistem ve araçlara sahip olabilir ve yeni süreç yönetimi sistemini mevcut sistemlerle entegre etmek karmaşık bir görev olabilir. Farklı sistemler arasında kesintisiz entegrasyonun ve sorunsuz veri akışının sağlanması zorluklar yaratabilir.
Süreç yönetimi şablonları
İK ekipleri için temel süreçlerle ilgili blog yazımıza göz atın. Bazen önce BPM'yi İK ekiplerine uygulamak daha iyi olabilir ve bu yazı, ekibinizin deneyebileceği 60 ücretsiz şablon içermektedir.
Hangisini önce deneyeceğinize karar vermekte zorlanıyorsanız, şunu öneririm:
İş akışını göster Yeni İşe Alım Süreci Şablonu Bu iş akışını sisteminize eklemek için burayı tıklayın ücretsiz Process Street hesabı .Süreç yönetim sisteminizi nasıl optimize edersiniz?
Süreç yönetim sisteminizi optimize etmek tamamen sürekli iyileştirme sistemi kurmakla ilgilidir.
Sürekli iyileştirme asla yerleşmemek anlamına gelir. Bu harika çalışıyor, olduğu gibi bırakalım, bunun yerine 'Bu harika çalışıyor, ama onu daha da iyi hale getirmenin bir yolu var mı?' şeklinde bir tutum yok.
Nasıl kullanılacağına dair tavsiyelerle dolu bir blog yazımız var Süreçleri optimize etmek için sürekli iyileştirme daha fazlasını öğrenmek istiyorsanız.
